Помощник/ассистент руководителя

Санкт-Петербург, Кантемировская улица, 22

Метро: Лесная

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

проверка электронной почты
мгновенная первичная обработка входящих обращений клиентов
работа с электронной почтой
работа с клиентами в CRM
составление оформление документов Word, Exсel, PDF, презентации, коммерческие предложения, спецификации на дома,
координация архитекторов
организация ВКС
ведение календаря занятости
сверка задач и календаря 4 раза в день
покупка билетов
бронирование гостиниц
выполнение мелких поручений

Требования:

продвинутый пользователь ПК
1. Офисные программы и документооборот
Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) и PDF-редакторами.
Создание, форматирование и компоновка деловых документов, КП, актов, договоров.
Использование шаблонов и автоматических полей (даты, формулы, расчёты).
Объединение документов в единый пакет, архивирование, структурирование файлов.
2. Облачные системы и цифровая организация
Владение Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Forms, Calendar).
Организация доступа, структурирование папок, версионность документов.
Работа с Dropbox, Яндекс.Диск, Notion, OneDrive.
Настройка синхронизации и резервного копирования.
3. Электронный документооборот (ЭДО)
Работа с Диадок, Контур, 1С-Документооборот.
Создание и отправка счетов, актов, договоров.
Работа с ЭЦП (подпись, проверка, шифрование).
Подготовка документов для юридического оформления и нотариальных действий.
4. Коммуникации и планирование
Работа с почтой (Gmail, Outlook): фильтры, подписи, шаблоны.
Организация календарей руководителя, планирование встреч (Google/Outlook Calendar).
Работа в CRM (Bitrix24): фиксация контактов и задач.
Управление задачами в Trello, ClickUp, Notion, Asana.
5. Интернет-инструменты и аналитика
Навыки поиска информации в Google, Яндекс, публичных базах данных.
Проверка контрагентов, анализ компаний (SPARK, СБИС, Росстат).
Работа с таблицами данных, импорт/экспорт CSV и Excel.
Анализ KPI по сделкам, выручке, эффективности.
6. Медиа и визуальные инструменты
Работа с Figma, PowerPoint — создание презентаций и инфографики.
Базовая обработка изображений, вставка логотипов и подписей.
Создание коммерческих предложений и медиапакетов в PDF.
7. Техническая грамотность и безопасность
Знание принципов защиты данных (пароли, двухфакторная аутентификация, VPN).
Организация резервного копирования и облачного хранения.
Настройка корпоративной почты и домена.
Базовые навыки работы с техникой и ПО: принтеры, сканеры, удалённые подключения.
8. Автоматизация и искусственный интеллект
Использование ChatGPT, Notion AI, Zapier, Make (Integromat).
Автоматизация повторяющихся задач: напоминания, шаблонные письма, формы.
Работа с шаблонами брифов, анкет и отчётов.
9. Примеры задач
Подготовить комплект документов на сделку и отправить через ЭДО.
Сделать смету и КП в Excel и PDF.
Настроить календарь встреч с напоминаниями и ссылками.
Создать презентацию для клиента в Canva или PowerPoint.
Вести отчёт по клиентам и продажам в CRM.
Контролировать дедлайны и уведомлять участников о сроках.
Составить отчёт по командировке с чеками и оплатами.