Бизнес-ассистент/администратор в офис (метро Павелецкая)

О компании:

Юридическое агентство «Довод» оказывает консалтинговые и юридические услуги для средних и крупных компаний в России и за рубежом. У нас есть представительство в Дубае, мы сопровождаем клиентов во внешнеэкономической деятельности.

Направления:

• налоговые споры и взаимодействие с ФНС;
  корпоративное право (слияния, покупки, регистрация и реорганизация ООО, уставные изменения);

• сопровождение деятельности компаний и корпораций;

• строительные и подрядные споры;

• взаимодействие с банками и госструктурами;

• сопровождение IT-компаний и маркетплейсов;

• защита интеллектуальной собственности.

Миссия агентства: совместными усилиями команды «Довод» выдавать доверителям готовый и полезный продукт.

Среди наших клиентов: АО “Мосинжпроект”, ООО “МИП-строй 1”, ПАО “Энергогарант”, ГУОВ, Аликсон Групп, Авелес, Potato, разработчики ПО и другие компании.

Наш коллектив состоит из 14 сотрудников. Мы работаем на позитивном настрое и с радостью готовы принять нового участника!

Обязанности:

1. Организационная поддержка руководителя:

• ведение календаря встреч и звонков руководителя;

• организация онлайн- и офлайн-встреч, бизнес-мероприятий, регистрация и сопровождение;

• ведение протоколов совещаний и информировать участников;

• отслеживание статусы коммерческих предложений;

• организация корпоративных мероприятий;

• поиск и координация исполнителей для решения личных и бизнес-задач руководителя;

• выполнение персональных поручений руководителя;

• организация командировок и поездок, решение бытовых вопросов.

2. Взаимодействие с сотрудниками:

• организация звонков с сотрудниками, чтобы общение шло через бизнес-ассистента (чтобы руководитель не сидел в чатах);

• оптимизация распределения нагрузки между сотрудниками;

• организация и контроль выполнения сотрудниками задач заблаговременно;

• контроль соблюдения сроков юристами, ведущими проекты;

3. Документы и коммуникации:

• проверка юридических документов на корректность оформления (стилистические и грамматические ошибки), используя ии;

• подготовка отчётов, презентаций и резюме по проектам;

• разработка и внедрение регламентов работы, наполнение регламентов, контроль соблюдения;

• ведение отчётности по проектам;

• актуализация статусов по задачам с указанием конкретной стадии работы и вопросов по проекту, требующих решения;

• работа с информацией и контентом: поиск и систематизация информации по запросу руководителя;

• структурирование документов;

• контроль процессов и сопровождение клиентов;

• координация консультаций клиентов (телефон, email, личные встречи);

• контроль этапов взаимодействия с клиентом (от запроса документов до передачи итоговых материалов).

4. Планирование:

• участие в стратегическом планировании;

• планирование задач по проектам и распределение их по исполнителям.

Компетенции кандидата:

• Ориентированность на результат: задачи доводятся до конца, решения фиксируются, причины невыполнения документируются;

• Системный подход к работе, внимание к деталям, умение структурировать процессы и эффективно распределять задачи;

• Проактивность в решении и распределении задач, готовность задавать вопросы при непонятных моментах;

• Регулярное предоставление обратной связи по выполненным задачам;

• Самостоятельное взятие ответственности за выполнение задач - как только появилась задача, сразу брать ее на контроль и организовать процесс выполнения;

• Уверенность в себе без излишней самоуверенности;

• Умение слышать руководителя и работать «руками руководителя»;

• Лидерский потенциал, способность обоснованно спорить, предлагать решения и помогать руководителю принимать верные решения;

• Умение спокойно реагировать на негатив команды, поддерживать адаптацию новых сотрудников и упрощать рабочие процессы;

• Честность, открытость, инициативность и грамотная передача информации;

• Ориентация на долгосрочное сотрудничество, пунктуальность и соблюдение сроков.

Требования к профессиональным и личным качествам:

• Опыт работы ассистентом, администратором, офис-менеджером или в смежной должности от 3 лет;

• Управленческий опыт от 2 лет;

• Уверенное владение ПК и современными онлайн-сервисами;

• Техническое образование будет плюсом;

• Умение работать в режиме многозадачности;

• Отличные коммуникативные способности;

• Грамотная устная и письменная речь;

• Внимательность, системный подход, организованность;

• Высокий уровень коммуникабельности, стрессоустойчивость, умение работать с большим объёмом информации;

• Навыки работы с текстами (редактура, структурирование);

• Активность, инициативность, пунктуальность;

• Ориентация на долгосрочное сотрудничество.

Мы предлагаем:

• Стабильная белая заработная плата: 90 000 рублей, в дальнейшем возможно повышение до 110 000 рублей;

• Возможность роста до заместителя руководителя агентства. Возможно обсуждение формата партнёрских проектов;

• Сплочённый, дружный и сильный коллектив, где все помогают друг другу, страхуют и обучают;

• Комфортный офис в центре Москвы в 5 минутах ходьбы от метро Павелецкая, в 15 минутах ходьбы от метро Новокузнецкая/Третьяковская, метро Таганская также в пешей доступности, в живописной локации, возле водоотводного канала;

• Столовая с демократичными ценами и качественной домашней едой;

• График: 5/2, с 10.30 до 17.00 в офисе (пн-чт), в пятницу можно удалённо;

• Официальное трудоустройство;

• Испытательный срок: от 2 недель до 3 месяцев (в зависимости от опыта);

• Обучение и поддержка на всех этапах адаптации и профессионального роста;

• Возможность развить навыки управления и тайм-менеджмента;

• Адекватное руководство, готовое дать обратную связь и обсудить ситуацию;

• Бонусы и премии пропорционально своему вкладу в общее дело.