Помощник руководителя

Санкт-Петербург, Московское шоссе, 44

Метро: Дунайская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Тайм-менеджмент (составление и планирование графика) руководителя, информирование его о сроках, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.
Ведение делопроизводства в системе Lotus Notes. (прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции).
Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования документов, представляемых на подпись руководителю.
Организация сбора информации, подготовка и представление руководителю, аналитических, информационных, справочных, презентационных и других материалов.
Составление писем, запросов, других документов по поручению руководителя.
Контроль исполнения поручений руководителя и соответствие выполнения в указанный срок.
Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров, проводимых под председательством руководителя.
Выполнение работы по подготовке заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте их проведения, повестке дня, обеспечение прохода участников на территорию предприятия в соответствии с Положением о пропускном режиме).
Координирование сеансов видеоконференцсвязи: инициирование сеанса связи или получение информации о предстоящем сеансе связи, своевременное информирование участников и технических специалистов предприятия.
Обеспечение проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания.
Организация и контроль служебных командировок руководителя (проездные документы, размещение, трансфер и т.д.).

Требования:

Высшее профессиональное образование.
Опыт работы на предприятиях судостроительной или машиностроительной промышленности обязателен.
Условия:
Режим рабочего времени: 5 дневная рабочая неделя.
Работа в одном из крупнейших мировых исследовательских центров со 130-летней историей.
Оформление документов в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Социальный пакет: профсоюзная организация, база отдыха.