Специалист службы протокола

Наш клиент - крупная международная производственная компания находится в поисках Специалиста службы протокола

Обязанности:

1. Организационная поддержка:

- Планирование и координация графика генерального директора: организация встреч, совещаний, переговоров и других мероприятий.

- Подготовка и оформление необходимых документов, презентаций, отчетов и других материалов.

- Ведение календаря и напоминание о важных событиях, встречах и дедлайнах.

2. Протокольные обязанности:

- Организация и сопровождение официальных мероприятий, визитов, приемов и переговоров.

- Обеспечение соблюдения протокольных норм и этикета при взаимодействии с партнерами, клиентами и гостями.

- Встреча и сопровождение высокопоставленных гостей, делегаций и партнеров.

3. Обеспечение логистики:

- Организация поездок генерального директора: бронирование билетов, отелей, транспортных услуг.

- Сопровождение генерального директора в поездках, командировках и на мероприятиях, обеспечение его комфорта и безопасности.

- Решение оперативных вопросов, связанных с логистикой и перемещениями.

- Помощь в решении бытовых и организационных вопросов во время поездок и мероприятий.

4. Коммуникации и связь:

- Поддержание связи с внутренними и внешними контрагентами, передача информации и поручений от руководителя.

- Организация и проведение телефонных конференций, видеозвонков и других форм удаленного взаимодействия.

5. Решение текущих задач:

- Выполнение поручений генерального директора, включая срочные и нестандартные задачи.

- Поддержание порядка в рабочем пространстве руководителя.

6. Конфиденциальность и надежность:

- Соблюдение конфиденциальности информации, связанной с деятельностью компании и личными данными руководителя.

- Проявление инициативы и самостоятельности в решении задач, но с учетом приоритетов и предпочтений генерального директора.

7. Адаптация к потребностям руководителя:

- Понимание стиля работы, предпочтений и привычек генерального директора для максимально эффективного взаимодействия."

Требования:

• Высшее образование.

• Аналогичный опыт работы от 3-х лет.

• Опыт работы с первыми лицами крупных компаний/холдингов с разветвленной филиальной структурой (географическим распределением).

• Опыт формирования календарного плана мероприятий и контроль выполнения утвержденных мероприятий, совещаний и переговоров, ведения протокола.

• Готовность к командировкам.

• Грамотная письменная и устная речь.

• Высокая работоспособность и способность организовывать работу в динамичной среде.

• Пунктуальность, исполнительность, внимательность к деталям.

• Высокий уровень ответственности, организованности, стрессоустойчивости и умения быстро адаптироваться к изменяющимся условиям.

• Готовность к ненормированному рабочему дню и выполнению задач в сжатые сроки.