Receptionist/Office Manager/Ресепшенист/Офис менеджер (офис)

Wise Wolves Group is seeking to recruit a RECEPTIONIST/OFFICE MANAGER to help us take care of our office needs 😉

Requirements:

• Organize the office layout, operations, and procedures
• Maintain office condition, arrange necessary repairs, do shopping
• Partner with HR to update and maintain office policies as necessary
• Manage office budget, ensure accurate and timely reporting
• Document management.
• Working with couriers, coordinating the dispatch of correspondence and packages.
• Provide general support to visitors
• Assist in the onboarding process of new hires
• Address employees’ queries regarding office management issues
• Liaise with facility management vendors
• Help arrange in-house/off-site activities, like celebrations, team building, conferences, etc.
• Ensure company’s policies and security requirements are met
• Optimize the workflow and procedures to improve operational efficiency
• Ensure integrity and confidentiality of data and record-keeping
• Coordinate schedules, appointments, and bookings when necessary
• Maintain a friendly, cooperative, and pleasant work environment

Qualifications:

• 2+ years of experience in Office Administration
• The English language is a must, Greek is a strong advantage
• Knowledge of the office management responsibilities, systems, and procedures
• Excellent time management skills and ability to multitask and prioritize work
• Attention to detail and problem-solving skills
• Excellent written and verbal communication skills
• Creative mind with an ability to suggest improvements
• Strong organizational and planning skills
• Proficient in Microsoft Office

Benefits:

• Competitive remuneration package
• Office in the center of Limassol
• Corporate parking
• Professional development
• Corporate events
• Strong team of professionals you can grow with

Требования:

• Организация планировки офиса, его работы и процедур

• Поддержание состояния офиса, организация необходимых ремонтов, закупок

• Взаимодействие с HR для обновления и поддержания офисных политик при необходимости

• Управление офисным бюджетом, обеспечение точной и своевременной отчетности

• Управление документацией

• Работа с курьерами, координация отправки корреспонденции и посылок

• Общее административное сопровождение посетителей

• Помощь в процессе адаптации новых сотрудников

• Ответы на запросы сотрудников, касающиеся вопросов управления офисом

• Взаимодействие с подрядчиками по обслуживанию офиса

• Организация внутренних и внешних мероприятий: праздников, тимбилдингов, конференций и т. д.

• Обеспечение соответствия корпоративным политикам и требованиям безопасности

• Оптимизация рабочих процессов и процедур для повышения эффективности

• Обеспечение сохранности и конфиденциальности данных и документации

• Координация расписаний, встреч и бронирований при необходимости

• Поддержание дружелюбной, сотрудничественной и приятной рабочей атмосферы

Квалификация:

• Опыт работы в административной сфере от 2 лет

• Знание английского языка обязательно, знание греческого — большое преимущество

• Знание обязанностей, систем и процедур офисного управления

• Отличные навыки тайм-менеджмента, умение работать в многозадачном режиме и расставлять приоритеты

• Внимательность к деталям и умение решать проблемы

• Отличные письменные и устные коммуникативные навыки

• Креативное мышление и способность предлагать улучшения

• Сильные организационные и планировочные способности

• Уверенное владение Microsoft Office

Преимущества:

• Конкурентный компенсационный пакет

• Офис в центре Лимассола

• Корпоративная парковка

• Профессиональное развитие

• Корпоративные мероприятия

• Сильная команда профессионалов, с которыми можно расти