Секретарь в приемную

Москва, 1-й Кадашёвский переулок, 7/9с1

Метро: Новокузнецкая

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Профессиональная работа с оргтехникой: сканирование, копирование и печать документов любых форматов на разных типах бумаги (
✔ Цифровая обработка файлов
Форматирование документов, распознавание и конвертация сканированных материалов в текстовые форматы
Работа с PDF-файлами (Adobe Acrobat и аналоги)
MS Office: Word (форматирование, рецензирование, сравнение и т.д.), Excel (составление таблиц и графиков), PowerPoint (основные навыки работы с программой)
✔ Документооборот и делопроизводство
Прием, регистрация и маршрутизация входящей документации
Подготовка документов к подписанию руководством
Прошивка и брошюровка документов
✔ Административная поддержка
Прием, фиксация, распределение телефонных звонков
Организация онлайн-встреч (ВКС/zoom/teams и др.): ссылки, доступы, подключение, техническое сопровождение (ноутбук, проектор, видеокамера и др.)
Работа с почтовыми и курьерскими службами.
Календарь корпоративный: бронирование переговорных комнат, мероприятия и совещания
✔ Управление офисным пространством
Контроль остатков и пополнение запасов: вода, кофе, чай, молоко, канцелярские товары,
✔ Сопровождение деловых встреч
Встреча гостей и сопровождение переговоров: создание атмосферы гостеприимства, организация парковки, оперативная распечатка документов,
Подготовка переговорных комнат: поддержание чистоты и порядка, обеспечение материалами, сервировка (вода, фрукты, конфеты), ароматизация помещений
✔ Event-менеджмент
Участие в организации корпоративных мероприятий и праздничных событий: заказ кейтеринга, сервировка, украшение офиса .
✔ Административная поддержка руководства
Управление временем: координация встреч, актуализация календаря.
Бронирование ресторанов для деловых встреч, покупка цветов/подарков, организация доставки обеда/ужина
✔ Travel-менеджмент
Комплексное планирование командировок в соответствии с деловой повесткой
Оформление авиа/ж.д. билетов, отелей, организация трансферов и аренды автомобилей
Визовая поддержка и оформление необходимых документов
Требования:
Высшее профессиональное образование
Аналогичный опыт работы от 3-х лет
Коммуникабельность, ответственность