Офисный Администратор / Office Administrator

Должностные обязанности:

• Выполнение различных кросс-функциональных задач для обеспечения бесперебойной и эффективной ежедневной работы офиса

• Управление офисным оборудованием, канцелярией и другими хозяйственными потребностями

• Подготовка и предоставление отчетов и служебных записок, связанных с посещаемостью сотрудников и ежедневной офисной деятельностью, в головной офис

• Организация внутренних командных мероприятий, таких как празднование дней рождения, ежеквартальные ужины и новогодние вечеринки, с целью укрепления командного духа и вовлеченности сотрудников

• Поддержка бухгалтерского и финансового отдела в выполнении рутинных задач: подготовка счетов, координация оплат, отслеживание квитанций, взаимодействие с банками и бухгалтерскими агентствами

• Координация и подготовка графиков встреч, необходимых материалов и логистики для различных отделов

Требования к кандидату:

• Минимум 8 лет опыта работы в административной или операционной должности

• Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

• Русский язык — Свободный

• Английский язык - (устно и письменно)

• Отличные коммуникативные навыки и умение взаимодействовать с разными отделами

• Высокая степень самоорганизации, инициативность и способность эффективно управлять несколькими коммуникационными каналами одновременно

Responsibilities:

• Take on various cross-functional roles to ensure smooth and effective daily office operations

• Manage and maintain office equipment, supplies, and general facility needs

• Prepare and submit reports and memos related to employee attendance and daily office activities to the headquarters

• Organize internal team-building events such as birthday celebrations, quarterly dinners, and the year-end party to enhance team cohesion and employee engagement

• Support the accounting and finance team with routine tasks including invoice preparation, payment coordination, receipt tracking, and communication with banks or accounting agencies

• Coordinate and prepare meeting schedules, materials, and logistics across departments

Qualifications:

• Minimum 8 years of experience in administrative or operations roles.

• Proficient in Microsoft Office Suite, including Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.

• Fluent in Russian speaker.
• Fluent in English (spoken and written)

• Strong interpersonal and communication skills.

• Highly self-motivated, proactive, and able to manage multiple communication channels efficiently.