Бизнес-ассистент в event-агентство Adventure Lab

Adventure Lab — камерное event и mice агентство. Мы специализируемся на организации корпоративных выездных мероприятий за рубежом и в России.

У нас небольшая молодая команда из 10 перфекционистов. Мы поддерживаем доверительные и уважительные отношения, всегда готовы помочь друг другу, открыты к обратной связи, ценим каждого члена команды и заинтересованы в его развитии.

Мы ищем бизнес-ассистента , который закроет значимую часть бытовых и административных вопросов, будет первой точкой контакта с агентством и поможет в реализации нашего плана развития.

Руководитель Adventure lab, с которым большей частью предстоит работать ассистенту - предпринимательница с 9-летним опытом, самостоятельно с нуля выстроившая успешный международный ивент-бизнес, путешественница с опытом 30+ стран и профессионал в сфере ивента и клиентского сервиса.

Важно: это не вакансия event-менеджера или smm-менеджера; мы ищем именно ассистента, с который пройдем совместный долгий путь в управлении и развитии компании. Если вам интересен event - эта вакансия вам не подходит. Если вам интересно ассистирование, бизнес-процессы, документооборот, административные задачи - вы нашли свой идеальный вариант.

ЗАДАЧИ БИЗНЕС-АССИСТЕНТА

Документы, счета, оплаты, финансы, бухгалтерия

• Подготовка документов (Договоров, Приложений, Доп. Соглашений) по существующим шаблонам и регламентам;
• Создание недостающих шаблонов (при необходимости - с юристом);
• Выставление счетов;
• Оплата счетов, совершение платежей с бизнес-карты;
• Ведение финансового учета организации: внесение постоянных и переменных расходов агентства, подготовка ежегодной финансовой отчетности, контроль движения и наличия денежных средств;
• Загрузка и подпись документов с помощью электронной подписи;
• Проверка сбора актов по совершенным расходам, взаимодействие с аутсорс-бухгалтерами: предоставление выписок, документов и т.д.
• Аудит финотчетности проектов;

Прием заявок и работа с почтой

• Контроль почты, ответы на любые входящие письма;
• Прием входящих звонков, в том числе первого звонка от клиентов;
• Назначение брифа и передача заявок проектным менеджерам;

Административный блок, райдер команды

• Подбор и покупка оптимальных билетов на проекты/инспекции и т. д. для команды;
• Подбор жилья для проектной команды: апартаментов, отелей;
• Организация аренды машины, трансферов для команды на проекты;
• Организация подарков для команды;
• Производство корпоративного мерча;
• Организация внутрикомандных мероприятий: тимбилдингов и стратсессиий;

Поддержка event-команды

• Проверка объемных данных в таблица;
• Поиск и систематизация информации;
• Поиск подрядчиков, сбор предложений - например, отелей и площадок для проектов;

Другие задачи:

• Дополнение регламентов, стандартов и чеклистов агентства;
• Публикация вакансий, отбор кандидатов, назначение собеседований;

Координация маркетинга

• Сбор и систематизация фото и видео материалов агентства;
• Ведение сайта агентства на русском и английском языке: публикация статей от копирайтера, новых проектов в портфолио, новых готовых решений;
• Работа с SEO-специалистом;
• Подготовка маркетинговых материалов совместно с аутсорс-специалистами (дизайнерами, smm-специалистом);

КАКОЙ НАШ ИДЕАЛЬНЫЙ КАНДИДАТ

• проактивый, инициативный и думающий;
• внимательный к цифрам, документам, перепроверяет сам себя;
• обладает хорошим вкусом и насмотренностью;
• умеет планировать и приоритизировать;
• умеет концентрироваться и переключаться между задачами;
• обладает грамотной речью;
• обладает сильными коммуникативными и переговорными навыками;
• ладит с ПК, гуглом, таблицами и документами;
• владеет английским на уровне минимум B2;
• понимает, как устроена работа с документами и бухгалтерией и готов в этом копаться;

УСЛОВИЯ

• удаленная работа пн-пт с 10.00 до 19.00 (иногда ненормированный рабочий график);
• оклад в рынке - от 100 000 рублей и выше - обсуждается индивидуально с успешным кандидатом;
• карьерный рост в рамках агентства в течение 1,5-2 лет работы;

ВАЖНО:

Пожалуйста, добавьте сопроводительное письмо к отклику. В первую очередь мы обращаем внимание именно на сопроводительное письмо и отдаем откликам с ним наибольшее предпочтение.

ТЕСТОВОЕ ЗАДАНИЕ (обязательно к выполнению):

Составьте запрос в отель на основе сообщения, полученного от клиента, на английском языке. Учтите, что до этого вы запрашивали только доступность номеров, другой информации от отеля у вас нет.

коллеги добрый день у нас прояснились вводные по нашей поездке. поедет 25 человек, включая нашего директора и его новую даму. нам обязательно надо предусмотреть белое сухое вино на ужин для нее. также она не будет участвовать в конференции и никаких деловых мероприятиях, можно поискать конные прогулки или что-то такое недалеко от отеля, только чтобы было не больше 2 часов дороги в одну сторону и предусмотрите такси. жить будут по 2 человека в номере раздельно все, кроме генерального с дамой, Иванов наш коммерчсекий живет один, но номер с нормальной кроватью нужен, большой) еще нужны будут сапы, 3 мы везем с собой, надо взять еще будет в аренду у отеля сколько их есть, но это уже после конференции активность. конференц зал нам нужен на 4 часа, обязательно с кофе брейком завтраки нужны в отдельной зоне на всех, обедаем в отеле, для ужина давайте посмотрим что то другое рядом. еще нужна баня после сапов на всех, и давайте что то из еды и пиво туда закажем.

еще: коммерческом у в номер подготовьте бутылку виски, а у дамы генерального будет день рождения, нужен будет букет. еще ждем расчеты по гала ужину и кроличьей ферме в горах.

Мы ждем от вас:

Резюме с описанием ваших навыков и опыта;

Сопроводительное письмо в виде сообщения;

Выполненное тестовое задание в формате pdf.

Без тестового задания и сопроводительного письма, к сожалению, не готовы рассматривать кандидатов.