Руководитель административного отдела

Москва, Садовая-Черногрязская улица, 13/3к1

Метро: Красные ворота

Описание вакансии

Группа компаний Лотос с 2022 года является поставщиком IT-оборудования в сегменте enterprise (серверы, СХД, сетевое, коммутационное оборудование, ИБП, телеком).

На данном этапе роста, для формирования эффективной административной функции, требуется руководитель который может выстроить работу по направлениям делопроизводства, секретариата и административной деятельности. В настоящий момент эти функции закреплены за текущем сотрудниками, но объем задач растет. В команде сейчас до 50 человек, 4 благоустроенных офиса.

Обязанности:

1. Управление блоком АХО:

Контроль работы офис-менеджера в части поддержания жизнедеятельности офиса;
Организация благоустройства офиса;
Контроль работы специалиста по клинингу;
Коммуникация с администрацией бизнес-центра, решение бытовых вопросов;
Заказ необходимой мебели.

2. Секретариат:

Прием и маршрутизация звонков (очень мало);
Прием и отправка входящей/исходящей корреспонденции почты;
Организация командировок сотрудников;
Оформление представительских отчетов;
Передача документов на подпись ген.директору;
Организация поздравления сотрудников с днем рождения.

3. Делопроизводство:

Регистрация входящей/исходящей корреспонденции;
Оформление официальных писем от имени компании;
Построение эффективной системы документооборота.

Требования:

Высшее образование; как преимущество повышение квалификация по делопроизводству;
Опыт управления сотрудниками - обязательно;
Опыт на данной позиции или аналогичной роли от 3 лет;
Умение работать в CRM, Битрикс24, 1С, пакет MS Office;
Грамотная устная и письменная речь;
Самостоятельность и ответственность.