Руководитель административного отдела (делопроизводство, документооборот)

Компания Р7 Групп занимается управлением объектами коммерческой недвижимости Москвы, Московской области и других городов с 2007 года. Здесь работают опытные эксперты, которые помогают в управлении и обслуживании бизнес-центров, торговых центров, офисно-складских комплексов и помещений формата street retail.

Основные задачи:

Обеспечение жизнедеятельности офиса:
Организация и контроль закупок (продукты для кухни, канцелярские и хоз. товары, мебель и т.д.)
Управление бюджетом административных расходов
Организация работы офисной инфраструктуры (кухня, переговорные, зоны отдыха)

Управление документооборотом:
Организация и контроль входящей/исходящей корреспонденции (почта, курьерские службы
Ведение и контроль электронного документооборота (СЭД): регистрация договоров, заявок на оплату, счетов, актов, внутренних распорядительных документов
Обеспечение своевременного прохождения документов, контроль за соблюдением регламентов

Руководство командой:
Управление, мотивация и контроль работы офис-менеджера и администраторов ресепшен
Постановка задач, распределение обязанностей, оценка эффективности
Организация обучения и развития подчиненных

Оптимизация процессов:
Постоянный поиск и внедрение способов оптимизации административных процессов, снижения издержек, повышения эффективности работы отдела и офиса в целом
Разработка и актуализация регламентов и инструкций по функциям отдела.

Наши ожидания от кандидатов:

• Высшее образование (менеджмент, экономика, делопроизводство, управление недвижимостью - приветствуется)
• Опыт работы в административной сфере от 3-х лет, включая опыт управления командой (от 3х человек)
• Отличное знание делопроизводства и документооборота
• Опыт организации закупок и управления административным бюджетом
• Навыки работы в качестве личного помощника/ассистента руководителя
• Продвинутый пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook; опыт работы с CRM/ERP/СЭД)

Ключевые качества для успеха: лидерство, системное мышление, клиентоориентированность, проактивность, умение брать на себя ответственность и делегировать задачи подчиненным, контролировать исполнение.

• Комфортный офис класса "А" в шаговой доступности от МЦК "Москва-Сити", ст. м. Деловой центр
• Оформление трудовых отношений и соц. гарантии - согласно ТК РФ
• Работа в команде профессионалов в сфере коммерческой недвижимости
• ДМС после прохождения испытательного срока (включая стоматологию).