Специалист отдела делопроизводства - помощник руководителя
Специалист отдела делопроизводства - помощник руководителя
Москва, Пресненская набережная, 10с1
Метро: Деловой центрОписание вакансии
Обязанности:
- Документационное и информационно-справочное обеспечение деятельности Общества, ведение делопроизводства;
- Обеспечение учета и хранения входящей и исходящей корреспонденции, регистрация документов в системе электронного документооборота – 1С.
- Прием документов на подпись генеральному директору.
- Осуществление контроля за оформлением (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.
- Соблюдение правил оформления и сроков подготовки документов.
- Сбор документов, материалов, необходимых для работы генеральному директору. Помощь в подготовке презентаций.
- Информирование генерального директора о состоянии исполнения дел, взятых на контроль.
- Поддержание в надлежащем состоянии приемной генерального директора.
- Организация проведения телефонных переговоров, включая конференц-связь, генерального директора, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания.
- Подготовка совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения).
- Протоколирование встреч и совещаний.
- Ведение календаря генерального директора.
- Ведение и учет представительских расходов, исполнение личных поручений генерального директора.
- Travel-поддержка генерального директора и администрации (покупка авиа и ж/д билетов, бронирование отелей, трансфер).
- Контроль за сохранностью документов в приемной генерального директора.
- Организация работы по приему генеральным директором посетителей.
- Подготовка дел, хранящихся в приемной, к сдаче в архив и их предархивная обработка.
- Обеспечение рабочего места генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе генерального директора.
- Работа с АО «Почта России»: подготовка и отправка заказных писем с использованием специализированной программы, контроль за доставкой исходящей корреспонденции адресату.
- Образование высшее.
- Опыт работы в должности «Офис-менеджер», «Помощник руководителя» не менее 3 лет.
- Обязательное знание и умение работать в 1С Предприятие 8 КОРП – Документооборот.
- Знание ПК, уверенный пользователь пакета офисных программ, Microcoft Outlook.
- Умение составлять официально-деловые письма.
- Подготовка корпоративных мероприятий.
- Сохранение конфиденциальности полученной информации.
-
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПОЖЕЛАНИЯ К КАНДИДАТУ:
-
Соблюдение правил делового общения, норм служебного этикета, служебной субординации.
- Обязательно хорошее знание русского языка, правил орфографии и пунктуации.
- Кандидат будет тестироваться на знание программы 1С -Документооборот.
- Официальное трудоустройство согласно ТК РФ
- Место работы: метро «Москва-Сити», ул. Пресненская наб., д.10, стр.1.
- График работы: 5/2 с 09:00 до 18:00.
- Заработная плата от 115 000 до 150 000 рублей (обсуждается при собеседовании).
- Предоставляется корпоративная мобильная связь.
- Социальный пакет (ДМС с включением стоматологии после 1 года работы, премирование по итогам календарного года).
Навыки
- 1С: Документооборот
- Электронный документооборот