Административный менеджер

Цели и задачи:

• Обеспечение эффективного функционирования офиса и поддержка рабочих процессов;
• Создание комфортной и продуктивной среды для сотрудников и гостей компании;
• Повышение эффективности работы через улучшение процессов и внедрение новых технологий;
• Обеспечение сотрудников необходимыми ресурсами и информацией для выполнения задач;
• Ежедневная проверка состояния офиса (наличия огнетушителей, поломки мебели, оборудования, перегоревшие лампы, текущие краны в санузлах и т.д.);
• Ведение бюджета офиса и контроль расходов отдела;

Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками (уборка, охрана, канцелярия, питание, обслуживание живых растений):

• Заключение договоров на услуги.
• Оснащение региональных офисов расходными материалами; мебелью.

• Ведение договоров на аренду офисным помещений;
• Регулярный мониторинг и заказ канцелярии для основного офиса и региональных площадок;
• Создание списков необходимых товаров на основе анализа потребностей сотрудников и текущих запасов;
• Оформление заказов на канцелярские товары и продукты, соблюдение сроков и условий доставки;
• Контроль расходов на закупки, соблюдение установленного бюджета;
• Подготовка отчетов о расходах и запасах для руководства;
• Выполнение иных поручений в рамках работы Административного отдела;
• Организация ремонтных работ, перестроек в офисе, внутриофисных перемещений, переездов;
• Заказ новой мебели в офис, ремонт текущей;
• Контроль выполнения строительных работ и контакт с техническим персоналом офиса;
• Организация генеральных уборок в офисе;
• Мелкие ремонтные работы, кофе-брейки; вызов грузчиков, заказ офисных растений;
• Контроль работы поставщика Комус по всей России;
• Ведение каталога компании, согласование всех заказов вне каталога;
• Взаимодействие с ремонтной службой по вопросам поддержания и обслуживания офиса;
• Организация небольших перемещений внутри офиса (переезды сотрудников, перемещение мебели);
• Помощь в организации мероприятий в офисе (корпоративные визиты, праздники, тренинг-сессии, клининг-дни и т.п.);
• Участие в реорганизация пространства, глобальные переезды, внедрение новых сервисов и т.п.;
• Анализ бронирования рабочих мест, составление отчетов по бронированию;
• Коммуникация с сотрудниками по вопросам функционирования офис;
• Написание инструкций, политик и процедур.

Что мы ожидаем от кандидатов:

• Высшее образование;
• Опыт работы в области администрирования или руководителя административного отдела от 1 года;
• Опыт управления поставщиками;
• Свободное владение офисными программами (Word, Power Point, Excel);
• Высокий уровень коммуникации;
• Организационные навыки и таим менеджмент;
• Умение решать проблемы;
• Межличностные навыки;
• Клиенториентированность.

Мы предлагаем:

• Работа в компании - лидере в области фармацевтической промышленности России;

• График работы: 5/2, работа в офисе с 10-00 - 18-30;
• ДМС со стоматологией (25+ лучших клиник Москвы), страхование жизни;
• Страхование в путешествиях;
• Офис: Москва-Сити.