Менеджер по операционной поддержке (Executive Assistant)

Обязанности

Возможность учиться в «Летово» доступна любому ребенку, который мотивирован на обучение и саморазвитие – вне зависимости уровня благосостояния его семьи. Это возможно благодаря финансовой поддержке со стороны десятков благотворителей и меценатов, обеспечивающих 50% финансирования работы школы.

Задача команды специалистов по привлечению средств – обеспечить финансовые поступления в текущий бюджет школы и на пополнение целевого капитала школы. Команда состоит из директора по фандрайзингу, в задачи которого входит основная часть коммуникаций с донорами и менеджера по операционной поддержке фандрайзинга, обеспечивающего работу back-office.

Цели и возможности позиции

Подчиняясь Директору по работе с партнерами и тесно с ним сотрудничая, Менеджер по операционной поддержке фандрайзинга будет оказывать постоянную административную и оперативную поддержку во всех процессах и мероприятиях по работе с благотворителями. По сути, это back-office в небольшой команде, обеспечивающей масштабный и высокоуровневый фандрайзинг (годовые цели исчисляются сотнями миллионов рублей от десятков благотворителей). Работа на этой позиции даст возможность не только внести свой вклад в обеспечение финансовой устойчивости школы, но и профессионально вырасти в актуальной и пока редкой сфере деятельности – работе с особо крупными благотворителями.

Обязанности

• Обеспечение администрирования процессов по работе с крупными

  благотворителями

• Обеспечение фиксирования, сохранения и актуализации всей

  информации, важной для работы с благотворителями, в том числе с

  помощью CRM

• Участие в настройке и оптимизации работы CRM и, при необходимости,

  платежных систем

• Исследования и анализ информации о потенциальных благотворителях

• Разработка индивидуальных предложений («продуктов»)

  благотворителям как в части наполнения, так и в части оформления

  Обеспечение цикла коммуникации с благотворителями, включая

  своевременные обращения, благодарности, ответы на запросы, отчеты

• Обеспечение своевременной и качественной отчетности перед

  благотворителями, а также перед руководством

  Участие в подготовке текстов и дизайна материалов в рамках работы с

  благотворителями

• Обеспечение документооборота (письма, договоры, благодарности,

  служебные записки, отчеты и проч.)

• Помощь в организации и проведении встреч и мероприятий

  Организация и администрирование встреч Попечительского совета и

  рабочих групп по фандрайзингу

• Мониторинг сборов, контроль исполнения бюджета

• Помощь на всех этапах подготовки (Fundraising Feasibility Study) и

  реализации масштабных кампаний по привлечению средств

• При необходимости координация работы подрядчиков (типографии,

  службы курьерской доставки, кейтеринг и т.п.)

• Иные задачи, связанные с достижением результатов в работе с

  крупными благотворителями

• Соблюдение этических норм в работе, включая уважительное

  отношение ко всем участникам фандрайзинговой деятельности,

  сохранение конфиденциальности

Требования

Знания и компетенции:

• Хорошие навыки формирования и оформления разных видов документов (деловых писем, договоров и проч.).
• Создание современных презентаций, в том числе с использованием ИИ.
• Умение вести протоколы встреч, привычка делать записи обо всех важных этапах и результатах работы.
• Высокие навыки владения Word, Excel, PowerPoint.
• Техническая грамотность: на «ты» с компьютером, облачными сервисами, различными компьютерными программами, ИИ. Способность быстро обучаться новому при необходимости.

Навыки и личностные характеристики:

• Высокая степень ответственности в отношении качества выполнения задач и сроков. Готовность и умение выполнять задачу «под ключ».
• Внимание к деталям, стремление к перфекционизму. Хороший знак: вас раздражают опечатки, не выровненные абзацы или лишние пробелы между словами, и вы не допускаете этого в подготовленных вами документах.
• Ориентация на конечный результат, и как следствие умение видеть и самостоятельно формулировать необходимые подзадачи для его достижения и запрашивать помощь, если она необходима. Хороший знак: вы задаетесь вопросом «что еще можно и нужно сделать, чтобы получить идеальный результат?»
• Самоорганизованность, умение работать самостоятельно, без микроменеджмента со стороны руководителя.
• Высокие организационные способности, умение работать в режиме многозадачности, динамически меняющейся обстановки, способность приоритезировать задачи.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Умение слушать и слышать. Высокие навыки вербальной и невербальной коммуникации.
• Способность выявлять и преодолевать сложности. Отношение к любой проблеме как к задаче, а не как к препятствию.
• Позитивное мышление и стрессоустойчивость, готовность к коммуникации со «сложными людьми».
• Готовность к гибкому графику работы (иногда нужно задействовать вечера или выходные дни).
• Высокая работоспособность, умение выполнять задачи быстро. Хороший знак: вы быстро печатаете и активно пользуетесь горячими клавишами на клавиатуре.
• Спокойное принятие необходимости выполнения рутинных задач (расшифровка протоколов встреч, регулярное внесение информации в базу данных и т.п.).

Приветствуется, хотя и не является определяющим:

• Высшее образование
• Опыт работы в аналогичных позициях. Это может быть привлечение средств от крупных благотворителей, account management в сфере Private Banking или работы с ключевыми клиентами, администрирование проектов
• Знакомство с фандрайзингом, опыт в этой сфере
• Опыт пользования базами данных и CRM. Приветствуется опыт их настройки, адаптации к задачам, формирования ТЗ для их создания
• Опыт пользования сервисами электронных рассылок (Юнисендер и аналоги)
• Опыт работы с платежными системами (Ю-касса, CloudPayments и т.п.)
• Опыт пользования 1С
• Навыки владения графическими и видео редакторами
• Английский язык – выше среднего

Условия

• 100% занятость, Бессрочный трудовой договор
• Гибридный формат (офис в школе «Летово» в Новой Москве + удаленная работа)
• Испытательный срок 3 месяца

• Конкурентная заработная плата
• Добровольное медицинское страхование после испытательного срока
• Современный кампус в Новой Москве (Калужское шоссе)
• Бесплатная парковка и бесплатный корпоративный трансфер в кампус от м. Филатов Луг (10-15 мин)

• Возможность пользоваться инфраструктурой школы (спорт, творчество, иностранный язык)