Секретарь дирекции по правовым вопросам

Ищем внимательного и организованного секретаря в дирекцию по правовым вопросам ведущего российского вуза — Национального исследовательского университета Высшая школа экономики (НИУ ВШЭ). Если вы обладаете отличными организационными способностями, коммуникабельностью и стремитесь развиваться в профессиональной среде высокого уровня, эта позиция именно для вас!

Обязанности:

Поддерживать в порядке документы

- ведение электронного документооборота в СЭД;

- систематизированный учет и хранение учредительных документов НИУ ВШЭ;

- работа с входящей и исходящей корреспонденцией;

- контроль поступающих на регистрацию документов на предмет оформления, наличия виз;

- взаимодействие с кадрами и бухгалтерией – оформление командировок/отпусков, запуск кадровых документов,

Выстраивать процесс для своей работы и работы команды

- организация ежедневной работы офиса, включая координацию курьерской службы, заказ офисных товаров и т.п.;
- обновление имеющихся реестров, инструкций и памяток;

Помогать в работе с подразделениями НИУ ВШЭ

- взаимодействие с сотрудниками всех подразделений НИУ ВШЭ;

- заказ пропусков, встреча посетителей;

- отвечать на звонки, сортировать и отвечать на электронные письма;

- приготавливать чай или кофе для посетителей, наводить порядок в переговорной после встречи.

Заботиться об офисе.

Наши пожелания к кандидату:

- законченное высшее профессиональное образование без требований к стажу
ЛИБО среднее профессиональное образование и опыт работы на аналогичной должности от 1 года;

- знание документооборота;

- уверенный пользователь ПК (MS Office, Outlook, Интернет) и правовых систем (Консультант Плюс, Гарант);

- уверенная грамотная устная и письменная речь;
- навыки деловой коммуникации и этикета;
- работа с большим объемом данных;

- высокая скорость обработки информации, клиентоориентированность и проактивность;

- владение английским языком

- готовность соблюдать деловой стиль в одежде.

Дополнительным плюсом будет любой опыт работы в юриспруденции.

Условия:

- официальное оформление по ТК РФ;
- работа в офисе, график 5/2 пн-пт с 9:30-18:00 (выходные - сб, вс и гос.праздники);
- испытательный срок – 3 месяца;
- работа в самой престижной образовательной организации;
- введение в должность;
- возможность обучения, повышения квалификации;
- приобретение экспертного опыта работы;
- развитая корпоративная культура, доброжелательный и дружный коллектив, этичная атмосфера;
- ДМС, корпоративные программы (спорт и др.);
- комфортный офис в центре Москвы (шаговая доступность от метро Китай-город / Курская).