Менеджер по документообороту (отдел внутренних коммуникаций)

Mediascope – исследовательская компания, которая работает на стыке медиа и IТ. Мы анализируем аудиторию телевидения, интернета, радио и прессы, поставляем данные и создаем уникальные аналитические продукты, которыми пользуются российские медиа, рекламные агентства и компании-рекламодатели.

Наша задача – создавать и поддерживать индустриальные стандарты работы с данными на рынке медиа и рекламы, а также развивать медиаисследования в России.

О команде, в которой предстоит работать:

В нашу молодую, дружную и креативную команду мы ищем коллегу. Мы поддерживаем все виды коммуникаций в компании: внешние (участвуем в отраслевых мероприятиях, работаем с журналистами, занимаемся подготовкой рекламных материалов, ведем корпоративные СМИ) и внутренние (проводим классные корпоративные мероприятия, ведем комьюнити по интересам, раскручиваем корпоративный портал). Если ты способен эффективно организовывать рабочий процесс, ловко умеешь жонглировать задачами и имеешь опыт работы с документами, эта вакансия для тебя. Присоединяйся к нашей команде, мы будем тебе очень рады.

Чем предстоит заниматься:

• Полное ведение документооборота сектора корпоративных коммуникаций (работа с открывающими и закрывающими документами: договоры, акты, приложения, счета и т.п.)
• Взаимодействие с подрядчиками
• Подготовка документации для проведения закупки (техническое задание, сопроводительные записки и пр.)
• Контроль оплаты, сроков исполнения договоров, соблюдения сроков предоставления ресурсов/товаров/услуг
• Организация доставки документов подрядчику
• Работа с документами в системе Directum
• Согласование договоров, доп.соглашений, приложений с партнёрами (постановка задач, контроль за корректностью заполнения данных, мониторинг правок, контроль получения подписанных оригиналов от контрагентов)
• Взаимодействие со смежными подразделениями (бухгалтерия, юристы) и контрагентами по вопросам оформления документов
• Сверка с бухгалтерией по начислениям и выплатам, инициирование платежей партнёрам
• Контроль закрывающих документов и отслеживание проводок бухгалтерией (подписание, мониторинг проводки, отправка в бухгалтерию)
• Контакты по вопросам документации как с проектными менеджерами, бухгалтерией, так и с внешними партнёрами
• Отслеживание поступления платежей

Что для этого потребуется:

• Высшее образование
• Уверенный пользователь ПК
• Опытный пользователь (MS Office)
• Опыт работы с документами (договоры, акты, приложения, счета и т.п.)
• Будут плюсом навыки работы в Directum и системой ЭДО
• Ответственное отношение к задачам
• Умение работать в команде
• Внимательность к деталям при работе с документами
• Умение работать с большим объемом информации

Мы предоставим комфортные условия для работы:

• Возможность выбирать формат работы – офис, гибрид
• Официальное оформление, гарантируем соблюдения трудового кодекса РФ
• Расширенную медицинскую страховку (включая стоматологию)
• Используем современный стек технологий и открыты к внедрению новых инструментов
• Мы умеем быстро подстраиваться под изменения, и у нас внутри гибкие процессы
• Наши заказчики – крупные компании на российском медиарынке, у нас разные проекты от значимых до очень значимых
• Работа в аккредитованной IТ-компании

Наши преимущества:

• Выделенный наставник с первых дней работы: мы понимаем, что новая компания – всегда стресс, поэтому у нас новичкам помогают старшие коллеги
• Внутренние коммьюнити: 2 трека внутренних митапов для аналитиков и инженеров; возможность выступать как спикер или приходить на выступления других коллег в качестве слушателя
• Карьерный рост: при хороших результатах работы вы быстро двигаетесь по карьерному треку
• Уникальная корпоративная культура, ориентированная на людей. Для нас важен каждый коллега, мы всегда открыты к диалогу и любым вопросам сотрудников