Руководитель аппарата

Обязанности:

Организационно-административная поддержка руководителя и работы офиса:
- информационно-аналитическая поддержка руководителя;
- решение вопросов функционирования и работы в системе электронного документооборота (1С, СЭДО) - фильтрация поступающих документов и поручений, распределение их по исполнителям, контроль сроков и качества исполнения;
- корректорская и редакционная вычитка документов, взаимодействие с исполнителями по внесению правок;

- подготовка проектов организационно-распорядительных и локальных нормативных документов (приказы, распоряжения и т.п.);

- контроль исполнения отдельных статей бюджета компании, выявление причин отклонений;

- взаимодействие с подразделениями по исполнению поручений, заданий руководителя,

- получение необходимой информации для отчета руководителю, для принятие управленческих решений в процессе выполнения задач;

- осуществление контроля за исполнением поручений по существу и в установленные сроки;

- анализ, контроль и свод информации, поступающей от подразделений, для дальнейшего представления ее руководителю;

- подготовка внешних и внутренних совещаний, проводимых руководителем на всех уровнях;

- подготовка материалов, презентаций для совещаний, проводимых руководителем;

- своевременное (заблаговременное) информирование о планируемом совещании участников (тема, персоналии обязательных и приглашенных участников, др);

- ведение и оформление соответствующих протоколов данных совещаний (консолидация задач и поручений, коммуникация с исполнителями, предоставление руководителю достоверной информации об этапах исполнения и т.п.),

- по результатам совещаний распределение заданий, поручений, решений по подразделениям, отдельным исполнителям и осуществление контроля за их исполнением в установленные сроки;

- организация и обеспечение деловых поездок и встреч ( travel-поддержка);

- участие в подготовке и проведении публичных мероприятий, форумов; взаимодействие с гостями и спикерами, решение оперативных задач; подготовка необходимых документов, презентаций и т.п.;

- оформление и сопровождение командировок, подготовка авансовых отчетов;

- планирование рабочего дня (бизнес-календаря) руководителя;

- обеспечение входящих и исходящих звонков, учет и распределение поступающей информации, составление и редактирование деловых писем;

- поддержание деловых контактов с партнерами, заказчиками, представителями гос.органов;

- формирование и ведение календаря значимых дат и событий клиентов и партнеров (дни рождения/юбилеи, поздравительные адреса, награждения, профессиональные праздники, корпоративные события);

- поддержка контента корпоративного сайта (наполнение новостной рубрики по производственной сфере и др.);

- поддержание корпоративных стандартов работы офисов;

- разработка проектов/эскизов, отбор, заказ корпоративной и сувенирной продукции;

- взаимодействие с управляющей компанией БЦ по вопросам аренды, уборки, ремонта;

- координация работы секретаря генерального директора, офис-менеджера, водителя;

- выполнение личных поручений руководителя.

Выстраивание и постоянное улучшение процесса административной поддержки работы руководителя и офисов компании (погружение в бизнес-задачи, предложения руководителю по оптимизации процессов и временных затрат, кросс-функциональное взаимодействие в части обмена практиками, опытом, знаниями; сотрудничество с разными подразделениями и специалистами с различными навыками и компетенциями с целью объединения разные точки зрения и опыт для достижения общей цели).

Требования:

Аналогичный опыт работы от 5 лет.

Ключевые компетенции:
- высокая организованность и способность вести несколько дел одновременно в быстро меняющейся среде;
- ответственность и четкое соблюдение deadline;
- развитые навыки решения сложных вопросов;

- умение выстраивать продуктивную коммуникацию с различными подразделениями (руководителями, сотрудниками);
- опыт ведения переговоров на уровне первых лиц;
- проектный, комплексный подход к выполнению любой задачи;
- четкость постановки задач и способов ее достижения;
- высокая работоспособность и стрессоустойчивость.
- уверенная работа в программах Microsoft office, PowerPoint, Google-ресурсы, 1-С, СЭДО

Условия:

• Работа в стабильной, развивающейся и амбициозной компании;
• Заработная плата ОБСУЖДАЕТСЯ НА СОБЕСЕДОВАНИИ с успешными кандидатами;
• Оформление только официальное с первого дня работы, прозрачная система мотивации;

• Офис – м. Авиамоторная, Москва, 2-я Синичкина улица, 9Ас7, БЦ «Синица Плаза».