Административный менеджер

В производственный дивизион ищем хозяйку офиса.
Функционал: контроль и организация работы офиса; организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя дивизиона.
Численность дивизиона - 40 человек.

Обязанности и задачи должности:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса – заказ, планирование и учет воды, канцтоваров, расходников и пр. Контроль лимитов и остатков для рационального использования и своевременного пополнения
• Систематизация и организация документооборота (1С СЭД)
• Оформление и контроль первичной документации с контрагентами
• Ведение календаря руководителя
• Организация и подготовка документации к совещаниям
• Протоколирование совещаний, контроль поставленных задач
• Travel-поддержка сотрудников и руководителя, организация командировок, в том числе зарубежных
• Обеспечение сотрудников корпоративной сотовой связью, парковкой, оптимизация и аналитика расходов, контроль своевременности платежей, ведение отчетности
• Подготовка офиса к рабочему дню
• Взаимодействие с арендодателями, эксплуатационными службами, коммунальными организациями по вопросам функционирования офиса
• Контроль за правильной эксплуатацией оргтехники
• Обеспечение надлежащего содержания и эксплуатации помещений офиса
• Контроль обслуживающих офис служб (уборка, инженерные службы)
• Участие в организации переезда в новый офис (покупка мебели, офисной техники, рассадка сотрудников)
• Организация приема посетителей – гостей и партнеров, создание комфортных условий, консультирование по элементарным вопросам, предоставление информационных и иных материалов, оформление пропусков
• Помощь в подборе производственного персонала (первичный телефонный скрининг, организация онлайн/очных собеседований)
• Выполнение прочих задач, поставленных руководителем, мелких бытовых поручений

Требования:

• Опыт организационно-управленческой деятельности в компании.
• Сильные управленческие навыки.
• Знание английского языка, достаточного для коммуникации с зарубежными партнерами при планировании совместных мероприятий (переговоров, онлайн-конференций) и для организации зарубежных командировок сотрудников.
• Владение офисными программами на хорошем уровне, желательно знание 1 С (СЭД, склад).
• Грамотная устная и письменная речь.
• Аккуратность, внимательность в работе с документами, способность работать в режиме многозадачности в короткие сроки, ответственность.
• Аналитический склад ума, отличные организаторские и коммуникативные навыки, дипломатичность, ответственность.
• Самостоятельное планирование своей работы.

• Рабочее место - м. Текстильщики, Волгоградский проспект (Технополис)
• Полное соблюдение ТК РФ
• Рабочее время - пн-чт с 9.00 до 18.00, в пятницу - до 17.00.
• Добровольное медицинское страхование после срока испытания