Ассистент руководителя/Администратор в офис

Компания «Салют Орто Уфа» ищет проактивного и ответственного специалиста, который станет надежной «правой рукой» руководителя и будет обеспечивать стабильную работу офиса на период его отсутствия.

Нам нужен человек, который умеет самостоятельно видеть текущие задачи, организовывать их выполнение и доводить поручения до результата. Эта позиция подойдёт кандидату, которому интересно развиваться в операционном управлении и работать в прямом взаимодействии с руководителем компании.

Почему эта позиция интересна?

• Больше, чем ассистент: вы будете участвовать в ежедневной работе компании и влиять на то, насколько слаженно работают офис, поставщики и внутренние процессы.

• В обязанности входит не только административная поддержка руководителя, но и координация операционных задач: заказ продукции, взаимодействие с поставщиками, работа с документами, организация внутренних процессов и помощь менеджеру по работе с клиентами.

• Со временем у вас появится возможность глубже погрузиться в управление процессами, коммуникацию с внешними организациями и развитие компании.

Ключевые обязанности:

• Поддержка руководителя и операционная работа:

  • выполнение текущих поручений руководителя;

  • контроль сроков и статусов поставленных задач;

  • организация рабочих встреч и совещаний;

  • подготовка необходимой информации, справок и рабочих материалов;

  • помощь в решении текущих административных и организационных вопросов;

  • соблюдение конфиденциальности при работе с внутренней информацией.

• Работа с поставщиками и заказами:

  • взаимодействие с поставщиками по вопросам заказов, сроков поставки и условий сотрудничества;

  • оформление и передача заявок поставщикам; уточнение наличия, сроков и стоимости продукции;

  • контроль исполнения заказов;

  • решение текущих вопросов и спорных ситуаций в пределах своей компетенции;

  • информирование руководителя о задержках, изменениях и проблемах по заказам.

• Документооборот:

  • сбор счетов, УПД, накладных, актов и других документов;

  • проверка комплектности документов;

  • своевременная передача первичной документации в бухгалтерию;

  • ведение внутреннего реестра документов и заказов;

  • контроль возврата подписанных документов от контрагентов;

  • поддержание порядка в электронном и бумажном архиве.

• Взаимодействие с внешними организациями:

  • деловая переписка и телефонные переговоры с поставщиками, партнёрами, медицинскими организациями и другими контрагентами;

  • коммуникация с внешними организациями по поручению руководителя; подготовка и передача необходимой информации;

  • участие в развитии взаимодействия с врачами и медицинскими организациями в целях популяризации услуг центра.

• Помощь менеджеру по работе с клиентами:

  • подготовка документов и информации по клиентским обращениям;

  • координация отдельных организационных вопросов;

  • помощь в ведении CRM;

  • передача информации между клиентом, менеджером, руководителем и другими сотрудниками;

  • при необходимости — участие в контроле сроков выполнения клиентских заказов.

Что не входит в обязанности:

• самостоятельное ведение бухгалтерского учёта;
• принятие решений по оплате счетов;
• контроль движения денежных средств;
• подписание юридически значимых документов от имени компании без соответствующего поручения.

Требования к кандидату:

• опыт работы ассистентом руководителя, офис-менеджером, координатором, администратором или менеджером от 1–3 лет;

• опыт работы с поставщиками, заказами или документооборотом будет преимуществом;

• активная жизненная позиция и умение самостоятельно находить решения;

• внимательность к деталям и соблюдение сроков;

• грамотная устная и письменная речь;

• навыки деловой переписки и телефонных переговоров;

• спокойная реакция на изменения и рабочие форс-мажоры;

• умение работать с несколькими задачами одновременно;

• уверенное владение ПК, офисными программами, электронной почтой и мессенджерами;

• опыт работы с 1С и CRM будет преимуществом.

Условия работы:

• работа в офисе в Уфе;

• полный рабочий день, понедельник–пятница;

• оформление по срочному трудовому договору или договору ГПХ — по согласованию;

• заработная плата — от 55 000 рублей на руки, обсуждается по итогам собеседования;

• прямое взаимодействие с руководителем компании;

• возможность получить практический опыт в операционном управлении;

• перспектива продолжения сотрудничества после выхода руководителя из декретного отпуска.

«Салют Орто Уфа» — центр протезирования и технических средств реабилитации, работающий в составе межрегиональной сети «Салют Орто».

Мы помогаем людям с ограниченными возможностями здоровья получать современные решения для восстановления мобильности и качества жизни. Компания развивается с 2022 года, входит в реестр социальных предпринимателей и участвует в проектах, направленных на поддержку людей с инвалидностью.

Присоединяйтесь к нам, чтобы стать частью важного дела — помогать людям обретать свободу движения!

Отправляйте отклик, до встречи на собеседовании!