Бизнес-ассистент / Помощник

О компании

Hemilton — компания в сфере одежды с принтами и вышивкой. В нашей команде около 100 сотрудников, выстроена управленческая структура из топ-менеджеров и руководителей подразделений.

Мы ищем опытного ассистента собственника, который поможет эффективно управлять ежедневными задачами, бизнес-процессами и личными вопросами.

Кого мы ищем

Нам нужен не классический секретарь, а самостоятельный, системный и инициативный человек, способный работать в динамичной предпринимательской среде.

Вы должны уметь быстро разбираться в незнакомых задачах, находить решения в нестандартных ситуациях, работать с большим объёмом информации и доводить поручения до результата.

Главный принцип работы: не просто сообщать о проблеме, а предлагать решение.

Основные обязанности

1. Бизнес-задачи

• Принимать, структурировать и контролировать выполнение поручений собственника.

• Взаимодействовать с тремя топ-менеджерами и семью руководителями подразделений.

• Контролировать сроки исполнения задач и получать обратную связь по результатам.

• Собирать информацию из разных отделов и готовить краткие сводки для собственника.

• Организовывать встречи, совещания, фиксировать договорённости и контролировать их выполнение.

• Самостоятельно искать подрядчиков, поставщиков, специалистов и необходимые решения.

• Проводить первичный анализ предложений, сравнивать условия и готовить рекомендации.

• Помогать в запуске проектов и контролировать промежуточные результаты.

• Готовить презентации, таблицы, документы и отчёты.

2. Личные поручения собственника

• Организация поездок, перелётов, проживания и трансферов.

• Бронирование ресторанов, отелей, билетов и других услуг.

• Организация личных встреч и мероприятий.

• Решение бытовых и организационных вопросов.

• Поиск и взаимодействие с необходимыми специалистами и сервисами.

• Контроль личных поручений и напоминание о важных делах.

3. Организация рабочего времени

• Ведение календаря собственника.

• Приоритизация задач по срочности и важности.

• Подготовка к встречам и сбор необходимой информации.

• Контроль дедлайнов.

• Предупреждение о возможных проблемах и задержках.

Требования к кандидату

• Опыт работы бизнес-ассистентом, Executive Assistant или персональным ассистентом собственника от 3 лет.

• Желателен опыт работы непосредственно с предпринимателем или CEO.

• Умение самостоятельно организовывать свою работу.

• Высокая скорость мышления и способность быстро принимать решения.

• Сильные навыки поиска и анализа информации.

• Умение работать с большим количеством параллельных задач.

• Грамотная устная и письменная речь.

• Уверенное владение Excel / Google Sheets, PowerPoint / Google Slides, календарями и таск-менеджерами.

• Навыки деловой коммуникации и переговоров.

• Высокая ответственность и внимательность к деталям.

• Конфиденциальность и умение работать с чувствительной информацией.

Личные качества

• Проактивность — не ждёте постоянных указаний.

• Сообразительность — быстро понимаете суть задачи.

• Системность — ничего не теряете и не забываете.

• Настойчивость — доводите задачи до результата.

• Стрессоустойчивость — сохраняете эффективность в нестандартных обстоятельствах.

• Адекватность — умеете отличать ситуации, в которых нужно действовать самостоятельно, от тех, где необходимо согласование.

• Здоровая настойчивость в коммуникации с руководителями и подрядчиками.

Что мы предлагаем

• Прямую работу с собственником бизнеса.

• Возможность влиять на реальные бизнес-процессы.

• Разнообразные задачи и отсутствие монотонной работы.

• Высокий уровень доверия и самостоятельности.

• Возможность профессионального и карьерного роста.

• Достойную оплату по результатам собеседования и уровня кандидата.

Как проходит отбор

Мы ценим не только опыт в резюме, но и реальные навыки.

Этапы:

1. Рассмотрение резюме.

2. Первичное собеседование.

3. Практическое тестовое задание на скорость мышления, логику, самостоятельность и умение решать нестандартные задачи.

4. Финальное собеседование с собственником.

Нам нужен человек, которому можно доверить задачи и быть уверенным, что они будут выполнены без постоянного контроля.