Личный ассистент со знанием английского языка / Personal Assistant

О вакансии

Сейчас мы ищем сильного личного ассистента для руководителя международного уровня.

Руководитель живёт в Испании, много путешествует и одновременно ведёт большое количество личных, семейных и организационных вопросов в России, США и Европе.

Нам нужен универсальный, быстрый и самостоятельный человек, который сможет взять на себя значительную часть личных процессов руководителя: от организации поездок и бытовых вопросов до сложного поиска информации, коммуникации с зарубежными организациями и координации других исполнителей.

Это роль для человека, который умеет быстро ориентироваться в новых ситуациях, не боится незнакомых задач и способен самостоятельно пройти путь от запроса до готового результата.

Здесь особенно важны сообразительность, скорость, внимательность и умение действовать без постоянного контроля.

Что предстоит делать

Личные и организационные задачи:

• Организовывать поездки, бронирования, трансферы и другие travel-вопросы;
• Решать бытовые и административные задачи в разных странах;
• Искать и структурировать информацию по самым разным запросам руководителя;
• Записывать на услуги, находить специалистов, сервисы и необходимые решения;
• Вести календарь и контролировать важные договорённости;
• Формировать и постепенно развивать базу знаний по личным процессам руководителя.

Семейные задачи:

• Помогать с организационными вопросами, связанными с детьми и семьёй;
• Искать школы, репетиторов, врачей, специалистов и другие необходимые сервисы;
• Взаимодействовать с образовательными учреждениями и университетами в разных странах;
• Вести переписку и телефонные переговоры на английском языке;
• Контролировать сроки, документы, записи и договорённости.

Координация и контроль:

• Самостоятельно выполнять задачи или определять, когда эффективнее передать их подрядчику;
• Искать локальных исполнителей и помощников в разных странах;
• Ставить задачи фрилансерам, консьерж-сервисам и другим подрядчикам;
• Контролировать качество, сроки и результат;
• Следить за тем, чтобы ни одна задача не терялась и была доведена до конца.

Дополнительные задачи:

• Помощь в организации выступлений, мероприятий и конференций;
• Работа с презентациями, таблицами и документами;
• Публикация готовых материалов в социальных сетях;
• Поиск нестандартных решений под личные и организационные запросы руководителя;
• Использование AI-инструментов для ускорения поиска, анализа и выполнения задач.

Что для нас особенно важно

Мы смотрим не только на предыдущий функционал кандидата, но в первую очередь на то, как человек думает и работает.

Нам важно, чтобы вы:

• Быстро соображали и умели находить решение даже в незнакомой ситуации;
• Обладали высокой работоспособностью и могли работать в хорошем темпе;
• Были самостоятельны и не ждали подробной инструкции по каждой задаче;
• Умели искать информацию и проверять её, а не просто передавать первый найденный вариант;
• Были внимательны к деталям и договорённостям;
• Умели держать одновременно несколько разных задач;
• Не боялись звонков, переговоров и коммуникации с людьми из разных стран;
• Умели правильно расставлять приоритеты;
• Доводили задачи до результата и заранее предупреждали о возможных рисках.

Что потребуется

• Опыт работы личным ассистентом от 1,5 лет;
• Английский язык B2+ — важно уверенно вести переписку и телефонные переговоры;
• Испанский язык будет преимуществом;
• Уверенное владение AI-сервисами;
• Опыт работы с Google Workspace, Trello и другими инструментами организации задач;
• Готовность быстро осваивать новые сервисы и инструменты.

Условия

• Полностью удалённый формат работы.
• График 5/2, полный рабочий день. Рабочие часы по московскому времени:
  Поскольку руководитель проживает в Испании, рабочее время по Москве будет меняться в зависимости от сезона, чтобы график совпадал с рабочими часами руководителя — с 10:00 до 19:00 по местному времени Испании.
  • зимой — с 12:00 до 21:00;
  • летом — с 11:00 до 20:00.
• 30 оплачиваемых дней отпуска.
• Командировок нет.
• Готовой базы процессов пока нет — предстоит выстроить её совместно с руководителем.

Этапы отбора

1. Заполнение короткой анкеты.
2. Видео-визитка до 1 минуты с ответами на два вопроса:
   • «Чем вы гордитесь в предыдущем опыте?»
   • «Что для вас важно в работе?»
3. Интервью с HR.
4. Тестовое задание.
5. Интервью с руководителем.
6. Две оплачиваемые тестовые рабочие недели.

Будем рады вашему отклику!

Если вам нравится быстро решать самые разные задачи, самостоятельно искать лучший способ их выполнения и быть человеком, которому действительно можно передать вопрос и получить готовый результат, будем рады познакомиться!