Ассистент по документообороту в рекламное агентство

Обязанности:

• подготовка договоров, приложений и дополнительных соглашений по согласованным шаблонам на основе данных от менеджеров

• подготовка и оформление отчётов об оказанных услугах для клиентов, сбор подтверждающих материалов у команды и подрядчиков

• проверка реквизитов, сумм, сроков и комплектности документов, сверка с согласованными условиями проектов

• согласование документов с юристом, бухгалтером, менеджерами и контрагентами, контроль внесения правок

• организация обмена документами через ЭДО и на бумаге, контроль подписания и возврата оригиналов

• взаимодействие с бухгалтером по вопросам счетов, актов и УПД, запрос недостающих закрывающих документов

• ведение реестров договоров и документов, отслеживание статусов и сроков, напоминания участникам согласования

• систематизация электронного и бумажного архива, поддержание актуальности шаблонов совместно с юристом и бухгалтером

• опыт работы с документооборотом от 1 года; опыт в рекламном или коммуникационном агентстве будет преимуществом

• понимание назначения договоров, приложений, дополнительных соглашений, счетов, актов и УПД

• уверенное владение Word, Excel и Google Таблицами

• опыт работы в системах ЭДО; знание 1С будет преимуществом

• внимательность к деталям, организованность и умение контролировать несколько задач одновременно

• грамотная устная и письменная речь, умение вести деловую переписку

• оформление по ТК РФ

• график работы: 5/2 с 10:00 до 19:00

• понедельник — четверг: полный рабочий день в офисе; пятница — удалённо

• работа в связке с бухгалтером и юристом, взаимодействие с проектной командой агентства