Старший администратор / Руководитель административной службы стоматологических клиник

Мы ищем сильного, самостоятельного и системного старшего администратора с обязательным опытом руководства административной командой в стоматологии. У нас две клиники, действующая команда администраторов, выстроенные стандарты сервиса и система мотивации. Сейчас нам нужен руководитель, который возьмет на себя управление административной службой обоих филиалов, обеспечит стабильную работу команды и будет отвечать за качество сервиса и результаты.

Ваши основные задачи:
1. Управление командой администраторов двух клиник
• Организация ежедневной работы администраторов.
• Составление графиков, контроль выходов и распределение смен.
• Оперативное решение вопросов при отсутствии сотрудников.
• Обязательная личная замена администраторов на ресепшен в случае болезни, отпуска и других непредвиденных обстоятельств.
• Контроль соблюдения трудовой дисциплины, внутренних регламентов и стандартов клиники.
2. Обучение и адаптация сотрудников
• Проведение стажировок новых администраторов.
• Обучение работе в программе IDENT, внутренним регламентам и стандартам сервиса.
• Проверка знаний, проведение аттестаций.
• Регулярное повышение квалификации действующей команды.
• Участие в подборе и оценке кандидатов.
3. Контроль KPI и эффективности
• Ежедневный контроль выполнения показателей по утвержденной системе мотивации.
• Контроль обработки первичных обращений, записи пациентов и конверсии в визит.
• Контроль среднего чека первичного приема, работы с отзывами и заполнения расписания.
• Проверка выполнения задач и своевременной обработки обращений пациентов.
• Анализ результатов сотрудников, выявление слабых мест и работа над улучшением показателей.
• Подготовка отчетности по KPI для руководства.
4. Контроль сервиса и коммуникации
• Ежедневное прослушивание телефонных разговоров.
• Проверка переписок с пациентами в мессенджерах.
• Контроль качества обслуживания на ресепшен.
• Работа с ошибками, проведение индивидуальных разборов.
• Контроль соблюдения стандартов общения с пациентами.
• Участие в разрешении сложных и конфликтных ситуаций.
5. Организация административных процессов
• Контроль открытия и закрытия смен, выполнения чек-листов.
• Контроль кассовой дисциплины и корректности расчетов.
• Контроль порядка в зоне ресепшен.
• Взаимодействие с врачами, ассистентами и руководством клиник.
• Участие в совершенствовании административных процессов.

Наши требования:
Обязательно:
• Опыт работы старшим администратором, руководителем администраторов или управляющим в стоматологической клинике.
• Реальный опыт управления командой, обучения сотрудников и контроля результатов.
• Знание специфики стоматологических услуг и организации работы ресепшен.
• Опыт работы с KPI, отчетностью и показателями эффективности.
• Готовность лично выходить на смены администратора при необходимости.
• Уверенное владение ПК и медицинскими информационными системами.
Личные качества:
• Самостоятельность и ответственность за результат.
• Системное мышление, организованность.
• Лидерские качества, умение обучать и мотивировать.
• Высокая требовательность к качеству работы - прежде всего к собственной.
• Стрессоустойчивость, гибкость и способность оперативно принимать решения.
• Доброжелательность и ориентированность на пациента.

Мы предлагаем:
• Оклад 90 000 ₽ + дополнительная мотивация по KPI.
• График работы: пятидневная рабочая неделя либо гибкий график по договоренности.
• Работу в двух филиалах Санкт-Петербурга:
- ул. Смоленская, 18;
- пр. Медиков, 10, корпус 2.
• Действующую систему KPI, стандарты работы и регламенты.
• Возможность самостоятельно выстраивать эффективную работу административной службы.
• Прямое взаимодействие с руководством и возможность влиять на развитие клиник.
• Работу в развивающемся ортодонтическом центре с командой специалистов разных стоматологических направлений.

Почему ReStom?