Front of House Coordinator/Координатор на ресепшен

We’re an EU-based tech scale-up in the mobility space, operating in UK, EU, US and the MENA region.

About the role

At our company, the Chauffeur's Academy is where we define and deliver the gold standard of our chauffeur service, the physical embodiment of our brand, our savoir-faire, and our uncompromising standards. As Front of House Coordinator, you are the first impression of that standard. You set the tone for every chauffeur who walks through our doors and ensure our Moscow Academy consistently reflects the level of excellence we expect them to deliver to passengers.

This role is for someone who finds pride in precision. You will combine refined hospitality with office management, creating a seamless, luxury-grade experience for chauffeurs while taking full responsibility for the day-to-day running of the Academy. From maintaining immaculate public-facing spaces to ensuring everything is perfectly organised and amenities replenished, you will safeguard an environment that inspires chauffeurs to embody our standards in every journey they provide.

Responsibilities

• Take full responsibility for how the Academy looks, feels, and operates day to day. Ensure every front-of-house space reflects our uncompromising standards, maintained to the level of a luxury hotel lobby or lounge, creating an immersive environment where excellence, savoir-faire, and our brand vision come to life.
• Manage the reception desk as the first point of contact for chauffeurs and external visitors, delivering a warm, polished, and highly professional welcome that sets the tone for the luxury experience from the moment they arrive.
• Oversee the seamless distribution of chauffeur amenities, ensuring every interaction reflects the service, attention to detail, and refinement we expect chauffeurs to provide to our passengers.
• Own the Academy and office inventory end-to-end. Maintain complete oversight of all stock, from office essentials to chauffeur amenities, ensuring everything is immaculately organised, perfectly presented, and consistently replenished to support a flawless Academy experience.

Our Ideal Candidate

• 1+ years in a reception or concierge role within a high-end or luxury setting, with a clear understanding of service etiquette, presentation standards, and the level of polish expected in guest-facing spaces
• Proven experience coordinating reception operations, including managing visitors, coordinating facility maintenance, and office supplies inventory.
• Ability to prioritise effectively and manage multiple responsibilities at once, maintaining excellence and attention to detail even in a fast-paced, evolving Academy environment.
• Adaptability with a service-first attitude. Comfortable adjusting to shifting priorities and operational needs while maintaining consistency in standards, professionalism, and delivery.
• Exceptional communication skills with a focus on clarity, structure, and finesse.
• Comfortable using basic software and tools relevant to the role (Google Suite, Notion, Intercom).
• Good command of English.
• Full on-site presence required. Available to work from the Academy five days a week, ensuring consistent oversight, experience quality, and in-person leadership of the chauffeur environment.

What we Offer

• Highly competitive compensation package
• Medical, life and critical illness insurance
• Allowance for learning and development

О нас

Мы — международная IT компания. Основной продукт - технологическая платформа в сегменте премиальных услуг.

Нас отличает высокий уровень качества и подход к приватности данных наших пользователей. Наш сервис представлен в крупнейших городах мира (Великобритания, Франция, ОАЭ, США).

О Вакансии

Академия водителей - это место, где формируются и поддерживаются высочайшие стандарты сервиса. Здесь воплощаются философия бренда, культура гостеприимства и внимание к каждой детали. Front of House Coordinator отвечает за первое впечатление об Академии и следит за тем, чтобы её атмосфера и организация работы соответствовали уровню сервиса, который компания ожидает от своих водителей.

Эта роль подойдёт человеку, который ценит порядок, точность и качественный сервис. Она сочетает гостеприимство с административными задачами: необходимо организовывать повседневную работу Академии и поддерживать комфортное, безупречно организованное пространство для водителей. От оформления помещений до наличия всех необходимых принадлежностей - каждая деталь должна отражать высокие стандарты компании и помогать водителям воплощать их в каждой поездке.

Чем предстоит заниматься

• Отвечать за внешний вид и повседневную работу Академии. Следить за тем, чтобы все зоны для водителей и гостей соответствовали высоким стандартам и по уровню комфорта и оформления напоминали лобби или лаунж премиального отеля. Создавать атмосферу, в которой находят отражение философия бренда и культура безупречного сервиса.

• Работать на ресепшене и встречать гостей. Быть первым контактным лицом для водителей и внешних посетителей, обеспечивать тёплый, внимательный и профессиональный приём с момента их прихода.

• Организовывать выдачу принадлежностей для водителей. Следить за тем, чтобы всё необходимое было доступно вовремя, а взаимодействие с водителями отражало уровень сервиса, внимания и заботы, которого компания ожидает от них в работе с пассажирами.

• Отвечать за запасы Академии и офиса. Контролировать всё — от канцелярских принадлежностей до аксессуаров для водителей. Поддерживать порядок, следить за размещением и своевременно пополнять запасы, чтобы всё необходимое всегда было на своих местах и готово к использованию.

Что важно

• Опыт работы от 1 года на ресепшене или в роли консьержа в премиальном сегменте или сфере люкс, понимание этикета, стандартов обслуживания и требований к оформлению пространств для гостей.

• Опыт организации работы ресепшена: встречи посетителей, координация обслуживания помещений и контроль запасов офисных принадлежностей.

• Умение расставлять приоритеты и вести несколько задач одновременно, сохраняя внимание к деталям даже в динамичной рабочей среде.

• Гибкость и ориентация на сервис. Готовность адаптироваться к меняющимся приоритетам и рабочим задачам, сохраняя высокий уровень качества и профессионализма.

• Отличные коммуникативные навыки: умение общаться ясно, грамотно и тактично.

• Уверенное владение базовыми рабочими инструментами, включая Google Suite, Notion и Intercom.

• Хороший уровень английского языка.

• Готовность работать в Академии пять дней в неделю. Это полностью офисная позиция, предполагающая постоянное присутствие на месте, контроль качества обслуживания и личное участие в организации пространства для водителей.

Что мы предлагаем:

• Конкурентная заработная плата
• ДМС со стоматологией
• Страхование жизни и здоровья от несчастных случаев
• Компенсация обучения
• Первоклассное оборудование