Помощник/ассистент руководителя

ООО «Транспорт девелопмент групп» - молодая, перспективная, развивающаяся компания, которая стремится предоставить своим клиентам максимально полный спектр высококачественных услуг, связанных с таможенным оформлением, организацией транспортировки и экспедирования грузов в различных регионах Российской Федерации и за рубежом. Компания также стремится к тому, чтобы достижение производственных и коммерческих задач органично сочеталось с достижением сотрудниками личных целей и задач. Большое внимание Компания уделяет развитию, обучению и мотивации персонала, что позволяет каждому работнику получить возможность карьерного, профессионального роста и достойный уровень дохода.

Задача

Мы ищем внимательного и собранного секретаря, который станет «административным ядром» офиса компании: обеспечит чёткую работу документооборота, поддержит хозяйственную функцию офиса и создаст комфортную атмосферу для сотрудников и клиентов. Важно умение работать в динамичной среде, где процессы часто идут параллельно, а сроки бывают сжатыми.

Обязанности:

• Организация закупок и контроль поставок. Формирование заказов канцелярских товаров, воды, чая, кофе и других необходимых продуктов два раза в месяц. Сбор заказов потребностей сотрудников, самостоятельная проверка запасов и формирование заказа для руководителей. Проверка количества и комплектности поставки после получения.
• Документооборот. Регистрация входящих и исходящих документов с присвоением номеров и внесением данных в реестр. Ежедневная обработка и регистрация электронных писем на корпоративной почте, еженедельная регистрация бумажных документов.
• Отправка писем и посылок. Организация отправки корреспонденции и посылок через Почту России и курьерскую службу КСВ. Для нас особенно важно фиксировать контрольные сроки и оперативно передавать статусы отправлений профильным отделам.
• Приём и обслуживание гостей. Встреча гостей, уточнение цели визита и информирование принимающего сотрудника, сопровождение и размещение гостей в нужном помещении. Обеспечение комфорта (чай, кофе, вода), контроль порядка в переговорных и гостевых зонах, организация приведения помещений в порядок после встречи.
• Контроль уборки. Мониторинг качества и своевременности уборки помещений, фиксация выявленных недостатков, информирование уборщицы и контроль устранения замечаний.
• Подготовка писем и документов. Подготовка по поручению руководства проектов официальных писем, обращений и запросов, оформление документов в соответствии с корпоративными стандартами, организация согласования, последующей регистрации и отправки. Важно соблюдать деловой тон и точность формулировок.
• Заказ корпоративных подарков. Подбор и заказ подарков к праздникам (Новый год, 23 Февраля, 8 Марта). Согласование количества получателей, бюджета, вариантов подарков и сроков поставки, организация получения, подготовки и выдачи подарков.
• Выполнение поручений непосредственного руководителя.

• опыт работы на административной должности (секретарь, офис‑менеджер, помощник) от 2 лет;
• внимательность к деталям, умение работать с большим объёмом информации и соблюдать сроки ;
• навыки взаимодействия с поставщиками, курьерскими службами и Почтой России;
• уверенное владение офисными программами, готовность работать с реестрами и учётными документами;
• грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки, чёткое следование стандартам оформления писем;
• коммуникабельность, тактичность, умение выстраивать взаимодействие с сотрудниками разных уровней, внешними контрагентами;

• стабильная работа с понятными процессами и поддержкой со стороны руководства и коллег;
• возможность проявить организаторские способности и внести вклад в бесперебойную работу офиса и смежных подразделений;
• прозрачная систему задач и регулярную обратную связь;
• график работы 5/2 с 10.00 до 19.00. Выходные дни: суббота, воскресенье.