Менеджер бэк-офиса в международной туристической компании

ВАКАНСИЯ В MZUNGU EXPEDITIONS: БЭК-МЕНЕДЖЕР

Привет! Мы расширяем команду и ищем внимательного, организованного и проактивного бэк-менеджера, готового к динамичной и ответственной работе в сфере экспедиционных путешествий.
Формат работы: удалённо.

MZUNGU EXPEDITIONS

• MZUNGU EXPEDITIONS организует экспедиции и путешествия по необычным направлениям. Вместе с принимающими компаниями и тимлидерами мы готовим поездки, в которых важны продуманные маршруты, внимание к деталям и забота об участниках.
• Ищем внимательного и организованного бэк-менеджера, который поможет превращать экспедиционные программы в тщательно подготовленные поездки — от оформления договоров и бронирований до оперативной поддержки команды во время путешествия.
• Вы будете работать в связке с фронт-менеджерами, принимающими компаниями и тимлидерами — руководителями экспедиционных групп.

01 / ОБЯЗАННОСТИ

Договоры, документы и оплаты

• Подготовка договоров с клиентами и приложений к ним на основании согласованных условий, проверка данных, контроль подписания и хранение документов.
• Контроль поступления авансовых платежей, напоминания клиентам об оплате, фиксация сумм и подтверждений в CRM. Передача фронт-менеджеру актуальной информации для контроля оставшейся оплаты.
• Ведение CRM в части договоров, документов, платежей и операционных статусов; подготовка расчётов по согласованным условиям.
• Оформление договоров с принимающими компаниями и другими поставщиками: подготовка рамочных договоров и договоров на конкретную поездку, контроль подписания, ведение реестра и архива.
• Финансовое сопровождение договоров: сверка платежей и обязательств перед поставщиками, контроль сроков оплат, подготовка подтверждающих и закрывающих документов.
• Оформление возвратов по согласованным суммам: подготовка заявлений и соглашений о расторжении, проверка реквизитов, постановка платежей в очередь и отправка клиентам подтверждений.
• Получение и передача наличных денег от клиентов и тим лидеров и поставщиков при необходимости

02 / ОБЯЗАННОСТИ

Бронирования и подготовка экспедиций

• Подбор рекомендованных рейсов по экспедиционным программам; бронирование и оформление авиабилетов со сложными маршрутами и стыковками, включая обмены и возвраты.
• Бронирование дополнительных авиационных услуг: выбор мест, багаж, VIP-залы и сопровождение в аэропортах, регистрация на рейс.
• Бронирование наземных услуг: отелей и других объектов размещения, трансферов, транспорта, яхт, ресторанов, театров, СПА и других услуг по программе.
• Организация оформления виз, разрешений и необходимых документов для тимлидеров и участников, включая подачу документов в посольства при необходимости.
• Контроль стоимости бронирований в рамках согласованных бюджетов, своевременное согласование превышений и нестандартных ситуаций.
• Создание и ведение Departure List — рабочего файла экспедиции: данные участников, документы, перелёты, трансферы, размещение, питание, особые пожелания и финансовая информация.
• Подготовка и проверка Rooming List — списка размещения участников по номерам; передача необходимых данных принимающей стороне.
• Ведение задач, сроков и статусов готовности экспедиций, итоговая проверка комплектности документов и бронирований перед выездом.

03 / ОБЯЗАННОСТИ

Работа с поставщиками,
клиентами и тимлидерами

• Проверка подтверждений от поставщиков: соответствие дат, отелей, транспорта, состава услуг и команды ранее согласованным условиям.
• Финальная сверка готовности поездки с поставщиком и тимлидером: размещение, трансферы, билеты, визы, питание, программа и контакты принимающей стороны.
• Подготовка информационных материалов и памяток по направлениям; организационная поддержка участников по документам, перелётам, визам и дополнительным услугам.
• Организация чатов экспедиций, передача участникам документов и информации о встрече.
• Подготовка и передача тимлидеру документов, аптечки, сувениров и других необходимых материалов. Заказ маркетинговой и сувенирной продукции, подбор поставщиков.
• Ежедневная оперативная связь с тимлидером во время экспедиции, контроль трансферов, заселения и выполнения услуг; решение возникающих вопросов с принимающей стороной.
• Взаимодействие с фронт-менеджерами на всех этапах поездки: своевременная передача информации о рисках, изменениях и вопросах, требующих согласования с клиентами.
• Участие в документальном и финансовом закрытии экспедиции, оформление возмещения расходов тимлидера на основании согласованных данных.

04 / ПРОФИЛЬ КАНДИДАТА

Требования

• Опыт работы в туризме от 1 года — в туристических агентствах или туроператорских компаниях, в том числе со сложными и многосоставными маршрутами.
• Опыт бронирования авиабилетов и наземных услуг; понимание правил тарифов, обменов, возвратов и аннуляций.
• Знание специфики объектов размещения и принципов работы систем бронирования.
• Опыт работы с договорами, платёжными документами и расчётами; внимательность к суммам, валютам, реквизитам и срокам.
• Уверенное владение Google Docs, Google Sheets, Excel, Word; умение работать в CRM.
• Готовность работать в Notion и Slack, вести задачи и поддерживать актуальность рабочих данных.
• Английский язык не ниже Upper-Intermediate для переписки и общения с зарубежными поставщиками и клиентами.
• Грамотная устная и письменная речь, хорошие навыки делового общения, клиентоориентированность.
• Системность, аккуратность и ответственность: умение работать по чек-листам, соблюдать сроки и доводить задачи до результата.
• Умение вести несколько поездок параллельно, расставлять приоритеты и быстро ориентироваться при изменении обстоятельств.
• Способность спокойно решать нестандартные ситуации, своевременно сообщать о рисках и предлагать варианты решения.
• Бережное отношение к персональным и финансовым данным клиентов.

Условия

• Удалённая работа.
• Место нахождения – Москва.
• Достойный уровень оплаты: оклад + премия.
• Возможность путешествовать.
• Дружная, увлечённая путешествиями команда.
• Интересные и разнообразные задачи, необычные направления и работа с международными партнёрами.

Для отклика отправьте резюме и сопроводительное письмо. Мы внимательно рассмотрим все заявки и свяжемся с кандидатами, чей профиль наиболее соответствует требованиям позиции.

Будем рады видеть в команде человека, который разделяет наш подход и ответственность как и мы.