Офис-менеджер

Уфа, улица Лесотехникума, 53

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Обеспечение жизнедеятельности офиса
Заказ расходных материалов: покупка канцелярских товаров, питьевой воды, хозяйственных товаров и расходников для оргтехники.
Хозяйственный контроль: поддержание порядка в офисе, контроль работы уборщиц, курьеров и технического персонала.
Работа с техникой: проверка исправности компьютеров, принтеров.
Прием гостей: встреча клиентов, партнеров, подрядчиков, организация чая/кофе.
2. Делопроизводство и документооборот
Корреспонденция: прием, регистрация, распределение и отправка входящих/исходящих писем, электронных сообщений и звонков.
Работа с договорами: первичная проверка, регистрация и ведение архива договоров (включая договоры подряда, поставки материалов, аренды техники).
Первичная документация: подготовка или проверка счетов, накладных, актов приема-передачи выполненных работ (часто по запросу бухгалтерии или руководителей проектов).
Приказы и распоряжения: помощь руководству в составлении и оформлении стандартных организационно-распорядительных документов. [1]
3. Взаимодействие со стройплощадкой/прорабами:
Помощь снабжению: помощь в обзвоне поставщиков стройматериалов (арматуры, бетона, отделочных материалов), сравнение прайс-листов по готовой таблице.
Кадровое содействие : первичный сбор документов у новых рабочих или субподрядчиков (паспорта, разрешения, патенты, удостоверения по охране труда и технике безопасности).
4. Административная поддержка руководства
Планирование: организация встреч, совещаний, переговоров с заказчиками.
Командировки: заказ билетов, бронирование гостиниц для инженерно-технического состава (ИТР) и руководства.
Информационная поддержка: донесение срочных распоряжений директора до отделов сметчиков, проектировщиков или начальников участков. [1]

Требования:

1. Профессиональные знания и навыки
Уверенное владение ПК и программами: MS Office (особенно Excel для таблиц и графиков), программы для работы с электронной почтой и мессенджерами.
Знание оргтехники: умение не просто распечатать документ, но и быстро разобраться с проблемой.
Грамотная устная и письменная речь: умение вежливо отвечать на звонки, без ошибок составлять деловые письма, приказы и запросы.
Знание основ делопроизводства: правила регистрации входящих/исходящих документов, архивного дела, номенклатуры дел.
Базовое понимание строительной документации (будет преимуществом): желательно знать, чем договор подряда отличается от договора поставки, и что такое акты КС-2, КС-3 или путевой лист.
2. Личные и деловые качества
Стрессоустойчивость и дипломатичность: умение находить общий язык с абсолютно разными людьми (от крупных инвесторов до рабочих со стройплощадки).
Многозадачность и организованность: способность держать в голове десятки мелких дел (заказать воду, отправить курьера, распечатать проект, забронировать билет директору) и не срывать дедлайны.
Внимательность к деталям: критически важно при проверке документов, паспортных данных рабочих или реквизитов в договорах.
Исполнительность и пунктуальность: вовремя открытый офис и оперативно переданное прорабу распоряжение экономят компании миллионы.
3. Требования к образованию и опыту
Образование: высшее или среднее специальное (гуманитарное, экономическое, юридическое или техническое). Строительное образование не требуется, но будет огромным плюсом.
Опыт работы: от 1 года.
4. Дополнительные требования
Знание 1С: будет преимуществом.
Готовность к разъездному характеру (редко): иногда требуется самостоятельно съездить в налоговую, банк или отвезти срочные документы на объект.

Условия:

1. График и формат работы
Стабильный график: 5/2 с 9:00 до 18:00 или с 8:00 до 17:00.
2. Рабочее место и локация
Городской офис: комфортные условия, современная оргтехника.
3. Оплата труда и компенсации
Фиксированный оклад: стабильная заработная плата.
Премии: возможны проектные бонусы (например, при успешной сдаче строительного объекта в срок) или тринадцатая зарплата.
Компенсация связи и проезда: если по работе приходится часто звонить со своего телефона или отвозить документы в госорганы/на другие объекты, компания оплачивает мобильную связь и проездной (либо бензин при наличии авто).
4. Оформление и социальный пакет
Официальное трудоустройство: оформление по ТК РФ с первого дня, оплачиваемые отпуска (28 календарных дней) и больничные.