Секретарь

Исполнительный ассистент / офис-менеджер

Офис акционеров и генерального директора

О вакансии

Мы ищем организованного, профессионального и надёжного исполнительного ассистента / офис-менеджера для поддержки акционеров и генерального директора компании.

Кандидату предстоит координировать повседневную работу офиса, вести расписание и деловую переписку, встречать гостей, а также организовывать деловые встречи, мероприятия и поездки.

Обязанности

• Встречать и сопровождать гостей, деловых партнёров и других посетителей.
• Вести календари акционеров и генерального директора, назначать встречи и координировать график.
• Подготавливать офис и переговорные комнаты к встречам, организовывать подачу чая, кофе и других напитков.
• Организовывать деловые обеды и ужины, встречи и официальные мероприятия.
• Планировать деловые поездки: бронировать авиабилеты и гостиницы, организовывать трансферы, готовить маршруты и графики встреч.
• Координировать прибытие и отъезд руководителей и при необходимости сопровождать их во время визитов и деловых поездок.
• Координировать переписку между акционерами, генеральным директором, руководителями подразделений и внешними партнёрами.
• Передавать и отслеживать официальную информацию, поручения, письма и другие документы.
• Участвовать в планировании и организации корпоративных мероприятий и встреч руководства.
• Собирать и готовить справочную информацию о потенциальных проектах, клиентах, партнёрах и деловых встречах.
• Обеспечивать конфиденциальность информации и документов.
• Выполнять другие административные задачи и координировать офисные процессы.

Требования

• Опыт работы исполнительным ассистентом, персональным ассистентом, секретарём или офис-менеджером.
• Отличное владение английским языком — устным и письменным.
• Хорошее знание русского и узбекского языков. Знание китайского языка будет преимуществом.
• Развитые навыки организации, коммуникации и управления временем.
• Профессиональный, вежливый и уверенный стиль общения с руководителями, гостями и деловыми партнёрами.
• Умение вести несколько задач одновременно и соблюдать сроки.
• Высокий уровень ответственности, надёжности, внимательности и умение сохранять конфиденциальность.
• Уверенное владение Microsoft Office или Google Workspace, включая электронную почту, календари, Word или Docs, Excel или Sheets.
• Опыт организации деловых поездок, встреч и мероприятий.
• Высшее образование будет преимуществом.

Условия работы

• Место работы: Ташкент, Узбекистан.
• Занятость: полная, работа в офисе.
• График: с понедельника по пятницу; рабочее время согласовывается.
• Заработная плата: конкурентная, по результатам собеседования и в зависимости от опыта и квалификации.
• Испытательный срок: согласовывается и фиксируется в трудовом договоре.
• Иногда может потребоваться доступность вечером или в выходные дни в связи с встречами руководства, мероприятиями или организацией поездок.
• Дополнительные льготы и преимущества обсуждаются на собеседовании.