Специалист по документообороту и маркировке рекламы

«Группа Дискурс» более 10 лет задаёт тренды в работе с репутацией и продвижении в цифровой среде, в команде — более 60 специалистов. Ключевые компетенции — PR и диджитал: агентство решает комплексные задачи в области внутренних и внешних коммуникаций, SMM, инфлюенс-маркетинга, создания контента, мониторинга и аналитики, оперативных социологических исследований и других направлениях. Актуальный портфель клиентов — более 40 крупных коммерческих компаний, государственных структур, институтов развития и НКО.

В основе работы — концепция «доказательных коммуникаций»: все решения базируются на оперативных исследованиях и глубоком анализе данных для точной оценки эффектов коммуникационного воздействия, что превращает PR из искусства догадок в измеримую технологию влияния.

Обязанности по документообороту:

– Сбор и систематизация данных о контрагентах (карточки клиентов).

– Сбор юридических и бухгалтерских документов компании для предоставления клиентам и контрагентам, а также для участия в тендерах.

– Подготовка рамочных договоров и приложений к договорам для клиентов и контрагентов.

– Подготовка закрывающих документов и их отправка клиентам и контрагентам.

– Формирование отчётов об оказанных услугах для клиентов.

– Организация обмена документами и контроль их подписания как в ЭДО, так и на бумажном носителе.

– Учёт документации, ведение реестров и контроль статусов документов.

– Сканирование, систематизация документов, ведение электронного и бумажного архивов.

– Взаимодействие с клиентами и контрагентами по рабочим вопросам.

– Выполнение технических задач, а также организационно-распорядительных поручений руководителя.

Обязанности по тендерному сопровождению:

– Сбор и подготовка пакета документов компании для участия в тендерах.

– Запрос необходимых документов у ответственных сотрудников и подразделений компании.

– Проверка комплектности и корректности документов перед подачей.

– Подготовка и подача тендерной документации в установленные сроки.

– Контроль сроков подачи документов и статусов рассмотрения заявок.

– Ведение реестра тендеров и контроль актуальности документов, необходимых для участия в закупках.

Обязанности по маркировке рекламы:

– Коммуникация с операторами рекламных данных (ОРД), изучение особенностей работы и изменений в требованиях.

– Сбор отчётности для своевременной и корректной передачи данных в Единый реестр интернет-рекламы (ЕРИР).

– Сбор рекламных креативов и необходимой информации для формирования токенов.

– Ведение и хранение базы данных промаркированной рекламы.

– Коммуникация со смежными отделами по вопросам ОРД и маркировки рекламы для сбора необходимой информации (юридический, финансовый, креативный отделы, баинг и другие подразделения).

– Организация и совершенствование процессов передачи данных для маркировки рекламы.

– Консультирование коллег по вопросам маркировки рекламы и соблюдения требований законодательства.

Требования:

– Опыт работы от 1–2 лет. Опыт работы в digital-агентстве будет преимуществом.

– Навыки работы в ЭДО, ОРД и CRM.

– Грамотная устная и письменная речь.

– Базовые навыки работы с Excel и онлайн-таблицами.

– Внимательность к деталям, ответственность и организованность.

– Умение работать с большим объёмом документов, контролировать сроки и выполнять задачи в установленные дедлайны.

– Опыт подготовки документов для участия в тендерах будет преимуществом.

Условия:

– График работы 5/2 с возможностью одного удалённого рабочего дня в неделю.

– Современный офис в центре Москвы, рядом со станцией метро «Курская».

– Команда, ориентированная на рост и результат.

– Заработная плата от 80 000 до 100 000 руб. в зависимости от опыта и квалификации.