Офис-Администратор Департамента продаж и маркетинга/Сату және маркетинг департамент администраторы

Жұмыс талаптары:

1) Қазақ, орыс, және ағылшын тілін білу

2) Жоғары, орта техникалық немесе орта арнаулы білім.

3) Мамандығы бойынша кемінде 1-2 жыл жұмыс тәжірибесінің болуы;

4) Қонақүйде жұмыс тәжірибесінің болуы артықшылық болып табылады.

Міндеттері:

- Корпоративтік клиенттермен жасалған шарттар тізілімін жүргізу және жаңарту, шарттарды келісу, қол қою және ұзарту мерзімдерін бақылау.

- Сату бөлімінің шарттарын, шоттарын, орындалған жұмыстар актілерін және басқа да құжаттарын дайындау, рәсімдеу, тіркеу және мұрағаттау.

- Корпоративтік клиенттерге шоттардың уақтылы ұсынылуын және төлемдердің түсуін бақылау.

- Дебиторлық берешекке күнделікті өз бетінше мониторинг жүргізу, мерзімі өткен шоттарды анықтау және төлем мерзімдерін бақылау.

- Төлем туралы еске салу, төлем мәртебесін нақтылау және берешекті өтеудің жоспарланған күндері туралы ақпарат алу мақсатында корпоративтік клиенттермен телефон және электрондық пошта арқылы тікелей байланысу.

- Келісілген мерзімде төлем түспеген жағдайда клиенттермен қайта байланысу және жүргізілген коммуникация нәтижелерін тіркеу.

- Күнделікті жұмыс барысы туралы ақпаратты, сондай-ақ апталық және айлық есептерді дайындау.

- Қаржы бөлімімен және бухгалтериямен өзара әрекеттесе отырып, ақшалай қаражаттың түсуін растау және өзара есеп айырысуларды салыстыру.

- Қол қойылған шарттардың, құжаттардың түпнұсқаларының және қажетті қосымшалардың болуын бақылау.

- Мерзімі едәуір өтіп кеткен берешек, даулы берешек және басқа да проблемалық жағдайлар туралы басшыны уақтылы хабардар ету.

- Сату бөлімінің электрондық және қағаз құжат айналымын ұйымдастыру, құжаттардың дұрыс сақталуын және қолжетімді болуын қамтамасыз ету.

- Департамент қызметкерлеріне міндетті оқыту бағдарламаларынан өтуге және әкімшілік тапсырмаларды орындауға көмектесу.

Требования:

1) Знание казахского, русского и английского языков

2) Высшее, среднее техническое или среднее специальное образование в области делопроизводства, экономики, финансов, менеджмента, гостиничного бизнеса или смежных областях.

3) Наличие стажа работы по специальности не менее 1-2-x лет;

4) Опыт работы в гостинице приветствуется.

Ведение и обновление реестра договоров с корпоративными клиентами, контроль сроков согласования, подписания и продления договоров.

- Подготовка, оформление, регистрация и архивирование договоров, счетов, актов и других документов отдела продаж.

- Контроль своевременного выставления счетов и поступления оплат от корпоративных клиентов.

- Самостоятельный ежедневный мониторинг дебиторской задолженности, выявление просроченных счетов и контроль сроков оплаты.

- Прямое взаимодействие с корпоративными клиентами по телефону и электронной почте для напоминания об оплате, уточнения статуса платежей и получения информации о планируемых датах погашения задолженности.

- Повторное обращение к клиентам при непоступлении оплаты в согласованный срок и документирование результатов коммуникации.

- Подготовка ежедневных рабочих обновлений, еженедельных и ежемесячных отчетов.

- Контроль наличия подписанных договоров, оригиналов документов и необходимых приложений.

- Своевременное информирование руководителя о существенной просрочке, спорных задолженностях и других проблемных ситуациях.

- Организация электронного и бумажного документооборота отдела продаж, обеспечение правильного хранения и доступности документов.

- Помощь сотрудникам департамента в прохождении обязательных тренингов и выполнении административных задач.