Офис-менеджер

Организация ежедневной работы офиса и поддержание порядка.

Контроль наличия канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей и питьевой воды.

Заказ необходимых товаров и услуг для офиса.

Взаимодействие с арендодателем, обслуживающими организациями и поставщиками услуг.

Контроль исправности офисной техники и своевременное решение хозяйственных вопросов.

Приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции.

Подготовка, оформление и отправка исходящих писем.

Сканирование, копирование, печать и архивирование документов.

Контроль наличия подписей, печатей и необходимых приложений.

Ведение реестров документов и контроль сроков исполнения поручений.

Подготовка документов к подписанию руководителем.

Выполнение поручений директора и заместителя директора.

Организация встреч, переговоров и совещаний.

Ведение календаря встреч и напоминание о важных мероприятиях.

Координация взаимодействия между отделами.

Приём посетителей, организация пропусков и встреч гостей.

Обеспечение сотрудников необходимой организационной информацией.

Приём входящих звонков и перевод их ответственным сотрудникам.

Приём и передача сообщений.

Ответы на общие запросы клиентов и партнёров.

Контроль своевременной передачи информации руководству и сотрудникам.

Подготовка проектов писем, заявок, служебных записок и других документов.

Передача договоров на согласование и подписание.

Контроль возврата подписанных экземпляров документов.

Передача счетов, актов, накладных и других первичных документов в бухгалтерию.

Систематизация документов по контрагентам и проектам.

Взаимодействие с бухгалтерией по вопросам оформления и передачи документов.

Подготовка заявок на покупку билетов и бронирование гостиниц.

Сбор необходимых данных для оформления командировочных документов.

Передача документов в бухгалтерию для расчёта командировочных расходов.

Контроль наличия подтверждающих документов после возвращения сотрудников.

Ведение журнала входящей и исходящей корреспонденции.

Ведение списка поручений руководства и контроль сроков исполнения.

Контроль своевременного предоставления документов сотрудниками.

Подготовка отчётов о выполненных административных задачах.

Своевременное информирование руководства о проблемах, требующих решения.

Высшее или среднее специальное образование.

Опыт работы офис-менеджером, администратором или специалистом по документообороту от 1 года.

Опыт работы с деловой документацией и административными процессами будет преимуществом.

Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel), электронной почтой и офисной техникой.

Навыки подготовки, оформления, регистрации и систематизации документов.

Грамотная устная и письменная речь.

Умение составлять деловые письма, служебные записки и заявки.

Навыки работы с электронным документооборотом.

Умение организовывать встречи, вести календарь и контролировать сроки исполнения поручений.

Знание русского языка обязательно; знание казахского языка приветствуется.

Ответственность, исполнительность и внимательность к деталям.

Организованность и умение планировать рабочее время.

Коммуникабельность и вежливость.

Дисциплинированность и пунктуальность.

Умение работать в режиме многозадачности.

Инициативность и способность самостоятельно решать текущие организационные вопросы.

Конфиденциальность при работе с внутренними документами компании.

Готовность выполнять поручения директора и заместителя директора в рамках должностных обязанностей.

Умение работать с большим объёмом документов и информации.

Готовность взаимодействовать с клиентами, поставщиками, государственными и отраслевыми организациями.

Опыт работы с договорами, счетами, актами и накладными будет преимуществом.

Соблюдение внутреннего трудового распорядка и корпоративных стандартов компании.

Место работы: г. Алматы, офис компании.

График работы: 5/2, полный рабочий день.

Заработная плата: обсуждается по результатам собеседования.

Официальное трудоустройство в соответствии с трудовым законодательством Республики Казахстан.

Своевременная выплата заработной платы.

Комфортные условия труда в офисе.

Обучение внутренним процессам и адаптация на рабочем месте.

Работа в стабильной компании, специализирующейся на производстве и поставках дорожной химии.

Возможность профессионального развития и расширения зоны ответственности.

Работа в команде с руководством и сотрудниками компании.