Офис-менеджер в современный офис

Ищем офис-менеджера в стабильную строительно-логистическую компанию.

У нас небольшой офисный коллектив — около 15 человек (всего около 60), современный комфортный офис на Васильевском острове и понятные рабочие процессы. Нам нужен человек, который сможет самостоятельно организовывать работу офиса, держать под контролем текущие вопросы и видеть задачи заранее, а не ждать отдельного поручения по каждому вопросу.

Мы предлагаем

— Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ, ГК РФ;

— Заработную плату от 80 000 ₽ на старте на руки, выплаты два раза в месяц;

— График работы понедельник–пятница, с 09:00 до 18:00;

— Удобное расположение: ул. Уральская, 2; метро «Василеостровская» — около 10 минут, «Спортивная» — около 15 минут;

— Современный офис с оборудованной кухней, кофе и зоной отдыха;

— Небольшой стабильный коллектив — в офисе работают около 15 человек;

— Спокойную рабочую атмосферу без лишней бюрократии;

— Возможность напрямую обсуждать рабочие вопросы с руководством и предлагать свои решения;

— Четкий рабочий график и полноценный часовой перерыв на отдых и обед.

Чем предстоит заниматься

Обеспечение работы офиса:

— контроль наличия необходимых для офиса товаров и расходных материалов;

— заказ воды, кофе, канцелярии и других необходимых позиций;

— прием заявок по техническому обеспечению офиса;

— контроль состояния оргтехники и взаимодействие с техническими специалистами при необходимости;

— ежедневный контроль порядка в офисе, взаимодействие с сотрудником клининга.

Документооборот и делопроизводство:

— работа с входящей и исходящей корреспонденцией;

— документооборот и рассылка необходимых материалов по электронной почте;

— прием и передача документов;

— взаимодействие с бухгалтерией: своевременная передача счетов и документов на оплату;

— взаимодействие с другими подразделениями компании по текущим административным вопросам.

Коммуникации:

— прием входящих звонков;

— встреча гостей, партнеров;

— обеспечение комфортного пребывания гостей в офисе (приготовление чая, кофе, тостов для руководящего состава);

— поддержание деловой и доброжелательной атмосферы в офисе.

Командировки и доставки:

— тревел-поддержка сотрудников;

— подбор, согласование и приобретение авиа- и железнодорожных билетов;

— бронирование гостиниц;

— прием и отправка курьерских доставок и корреспонденции (СДЭК, EMS, Почта России, Яндекс, Комус и др.).

Спецодежда:

— прием заявок от сотрудников;

— подбор и приобретение спецодежды;

— выдача сотрудникам (курьерская отправка на объекты);

— ведение учета спецодежды.

Кого мы ищем

— Высшее или среднее профессиональное образование;

— Опыт работы на аналогичной должности от 2 лет;

— Знание основ делопроизводства и документооборота;

— Знание делового этикета и правил служебной субординации;

— Грамотная устная и письменная речь;

— Уверенное владение электронной почтой, оргтехникой и стандартными офисными программами;

— Умение самостоятельно организовывать рабочий процесс;

— Внимательность, ответственность и аккуратность в работе с документами;

— Готовность работать в режиме многозадачности и оперативно реагировать на текущие задачи.

Для нас важно не только то, насколько хорошо вы умеете выполнять административные задачи, но и то, насколько комфортно вам будет работать в небольшой команде и самостоятельно организовывать работу офиса.

Хотите сначала посмотреть, как у нас устроена работа?

Не обязательно принимать решение только по описанию вакансии. Приглашаем сначала познакомиться с офисом, руководителем и коллективом.

Покажем рабочее место, расскажем, как организована работа, и ответим на ваши вопросы. Вы сможете спокойно понять, подходит ли вам наша компания и комфортно ли вам будет у нас работать.

Просим откликаться с полностью заполненным резюме. Будем рады увидеть подробное описание ваших обязанностей на предыдущих местах работы.