Помощник генерального директора / офис-менеджер

Управляющая компания производственной группы «Возрождение-Неруд», работающей в сфере добычи и реализации нерудных строительных материалов, приглашает помощника генерального директора с функциями офис-менеджера.

Ищем ответственного и самостоятельного специалиста, который обеспечит организационную поддержку руководителя, контроль исполнения поручений и бесперебойную административную работу головного офиса.

Основные обязанности

1. Организационная поддержка генерального директора

• Планирование рабочего графика, организация встреч, переговоров и совещаний.
• Подготовка деловой корреспонденции, писем, служебных записок и других документов.
• Организация согласования и подписания документов.
• Подготовка необходимых материалов к встречам и совещаниям.
• Организация командировок, бронирование билетов и гостиниц.
• Выполнение текущих организационных поручений генерального директора.

2. Контроль поручений и взаимодействие с подразделениями

• Ведение единого реестра поручений генерального директора с указанием ответственных и сроков исполнения.
• Подготовка еженедельного отчёта о статусе поручений.
• Контроль соблюдения сроков, напоминание ответственным исполнителям.
• Уточнение причин задержек и новых сроков исполнения, своевременное информирование руководителя.
• Подготовка протоколов совещаний и контроль выполнения принятых решений.
• Сбор и систематизация необходимой информации от структурных подразделений.

3. Организация административной работы головного офиса

• Обеспечение бесперебойной работы офиса численностью около 25 сотрудников.
• Заказ канцелярских, хозяйственных и расходных материалов.
• Взаимодействие с поставщиками, курьерскими и обслуживающими организациями.
• Контроль состояния офисных помещений, мебели и оборудования, организация устранения неисправностей.
• Организация приёма посетителей и деловых партнёров.
• Обработка входящей корреспонденции и организационных обращений.
• Контроль административных расходов в рамках согласованного бюджета.

4. Корпоративные и представительские задачи

• Организация заказа корпоративной, сувенирной и брендированной продукции.
• Взаимодействие с типографиями и поставщиками, согласование макетов, стоимости и сроков.
• Организационная поддержка корпоративных мероприятий и деловых встреч.

Требования

• Высшее образование.
• Опыт работы помощником руководителя, бизнес-ассистентом или офис-менеджером от 3 лет.
• Грамотная устная и письменная речь, уверенные навыки деловой переписки.
• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Умение планировать рабочее время, расставлять приоритеты и контролировать выполнение задач.
• Навыки эффективной деловой коммуникации с руководителями и сотрудниками разных подразделений.
• Самостоятельность, инициативность, ответственность, внимательность к деталям.
• Дипломатичность, эмоциональная устойчивость и соблюдение конфиденциальности.
• Опыт использования ИИ-инструментов для решения рабочих задач будет преимуществом.

Условия

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.
• Заработная плата — 120 000 рублей на руки.
• График работы 5/2, с 08:00 до 17:00.
• Работа в офисе: Санкт-Петербург, 5 минут пешком от станции метро «Нарвская».
• Непосредственное взаимодействие с генеральным директором.
• Работа в производственной группе компаний с выстроенной структурой управления.
• Возможность профессионального развития.

Мы ищем человека, который умеет не только выполнять поручения, но и самостоятельно организовывать рабочие процессы, поддерживать порядок в задачах и своевременно предлагать решения.