Office Manager

Минск, улица Франциска Скорины, 2

Метро: Восток

Описание вакансии

Опыт работы Office Manager / Administrative Assistant / в аналогичной административно-хозяйственной роли будет преимуществом.

Наш идеальный кандидат:

Умеет находить общий язык с разными людьми и сохраняет доброжелательный и конструктивный настрой, даже если что-то идет не по плану.
Самостоятельно организовывает свою работу, правильно расставляет приоритеты и доводит задачи до результата.
Внимателен к деталям и замечает, если в офисе что-то требует внимания, еще до того, как об этом попросят сотрудники.
Имеет хозяйский подход к офису и любит создавать вокруг себя порядок, комфорт и уют.
Понимает, что Office Management это сервисная функция, и умеет создавать комфорт для сотрудников, сохраняя разумные границы и приоритеты.
Готов не только организовывать и контролировать работу других, но и самостоятельно включаться в ежедневные офисные задачи, когда это необходимо.
Умеет работать в команде и понимает, что в офисной жизни нет «чужой» или «неважной» работы.
Не ограничивается поддержанием существующих процессов, а предлагает, как сделать работу офиса удобнее, проще и эффективнее.
Рационально относится к расходам и умеет искать оптимальные решения без снижения качества сервиса.

Чем предстоит заниматься:

Поддерживать комфортную, организованную и приятную атмосферу в офисе.
Следить за общим состоянием офиса в течение дня: чистотой, порядком, исправностью оборудования и готовностью общих зон к работе.
Координировать работу клининга и контролировать качество уборки; при необходимости самостоятельно включаться в небольшие текущие хозяйственные задачи.
Следить за кухней, coffee points, переговорными и другими общими зонами: поддерживать порядок и контролировать наличие всего необходимого.
Следить за ежедневным уходом за кофемашинами и другой кухонной техникой, а при необходимости организовывать их обслуживание и ремонт.
Обеспечивать бесперебойную работу офиса: следить за наличием воды, продуктов, канцелярии, хозяйственных товаров и других расходных материалов.
Организовывать закупку и приемку офисных товаров, продуктов и расходных материалов.
Контролировать исправность офисной техники и оперативно решать бытовые и административные вопросы.
Взаимодействовать с подрядчиками и партнерами: искать поставщиков, сравнивать предложения, согласовывать условия и контролировать качество услуг.
Координировать вопросы доступа в офис, взаимодействовать с охраной и помогать с организацией приема гостей.
Организовывать отправку и получение корреспонденции, документов и посылок.
Вести административный документооборот: счета, акты, закрывающие документы и контроль своевременных оплат.
Планировать и контролировать офисный бюджет, следить за расходами и искать возможности для разумной оптимизации затрат.
Помогать в организации корпоративных мероприятий, праздников и других внутренних активностей.
Помогать сотрудникам с текущими офисными и организационными вопросами.
Самостоятельно замечать задачи и потенциальные проблемы и доводить их до решения, не дожидаясь отдельного запроса.

Присылайте CV и давайте знакомиться!

Ссылка на Общереспубликанский банк вакансий на информационном портале государственной службы занятости не размещается на основании абз. 5 ст. 34 закона Республики Беларуси "О занятости населения"

Посмотреть контакты работодателя