Офис-менеджер в отдел продаж

DARS –федеральный застройщик с весомым опытом создания объектов жилого и высокотехнологичного строительства. Компания строит в 7 регионах России, насчитывая свыше 1200 сотрудников.

Именно люди – ключевой фактор DARS, позволяющий добиваться лидерства в отрасли. Приглашаем профессионалов своего дела в нашу команду!

ВАШИ ЗАДАЧИ:

1. Работа с клиентами и гостями (Фронт-офис)

• Встреча и навигация: Приветствие клиентов, инвесторов и партнеров, создание комфортной атмосферы. Навигация по офису.
• Сервис: Предложение напитков (кофе, чай, вода), забота о комфорте клиентов во время ожидания менеджера или оформления сделки.
• Телефония: Прием и распределение входящих звонков (от коллег, партнеров, клиентов, чьи звонки сорвались), переадресация на дежурных менеджеров по продажам.
• Запись на встречи: Ведение графика переговорных комнат, бронирование слотов для встреч с VIP-клиентами или ипотечными брокерами.
• Поддержка офиса: Контроль чистоты и порядка в демонстрационных зонах, наличие актуальных буклетов, планировок и презентационных материалов.

2. Поддержка отдела продаж и документооборот

• Подготовка документов: Печать, сканирование и копирование большого объема документов (договоры долевого участия (ДДУ), предварительные договоры, счета на оплату, спецификации к квартирам).
• Работа с CRM: Первичное занесение данных о новых клиентах, помощь в генерации отчетов для РОПа (Руководителя отдела продаж). Заведение заявок в 1С
• Архивация: Систематизация и хранение оригиналов договоров, броней и актов. Ведение реестра выданных/подписанных документов.
• Подготовка "пакетов клиента": Формирование красивых папок или welcome-наборов для покупателей, которые подписали договор (брендированная продукция, ключницы, инструкции).
• Контроль наличия: Актуализация информации на информационных стендах или экранах в офисе (статусы квартир: "свободно", "бронь", "продано" — часто в связке с маркетингом).

3. Административно-хозяйственное обеспечение (АХО)

• Жизнеобеспечение офиса: Заказ питьевой воды, кофе, чая, продуктов на кухню, канцелярских товаров.
• Техника: Контроль исправности оргтехники (принтеры, МФУ, плоттеры для печати больших планировок). Своевременный вызов мастеров, заправка картриджей.
• Логистика и курьеры: Отправка и получение корреспонденции, договоров в банки (для аккредитивов/эскроу), работу с курьерскими службами и почтой.
• Взаимодействие с подрядчиками: Коммуникация с клининговой компанией, службой эксплуатации БЦ, провайдерами интернета.
• Финансовая отчетность: Ведение авансовых отчетов (подотчет), оплата счетов за офисные нужды, контроль своевременного пополнения баланса корпоративной мобильной связи менеджеров.
• 4. Координация и внутренние коммуникации
• Связующее звено: Взаимодействие со смежными отделами головного офиса (Юридический отдел, Бухгалтерия, Отдел маркетинга, Служба заказчика/Строители).
• Мероприятия: Помощь в организации корпоративных тренингов для отдела продаж, презентаций новых ЖК, клиентских дней или собраний.
• Onboarding: Помощь в адаптации новых сотрудников отдела продаж (выдача пропусков, доступов, техники, канцелярии, ознакомление с офисом).

НАШИ ОЖИДАНИЯ:

• Опыт работы на позициях офис-менеджера, администратора, ресепшиста (опыт в сфере недвижимости, автомобильном бизнесе или премиальном ритейле будет большим плюсом).
• Знание ПО уверенный пользователь ПК (MS Office: Excel, Word), опыт работы в CRM-системах, 1С (базовое понимание).

​​​​​​​​​​​​​​НЕОБХОДИМЫЕ НАВЫКИ:

• Грамотная устная и письменная речь.
• Знание основ делового этикета и стандартов клиентского сервиса.
• Умение работать с большим объемом документации и оргтехникой.
• Стрессоустойчивость и многозадачность (в пиковые часы в офисе продаж может быть одновременно несколько семей, нотариус и банковский representative).
• Личные качества: опрятный внешний вид, доброжелательность, хозяйственность, внимательность к деталям (ошибка в одной цифре в ДДУ может стоить компании времени и денег).

МЫ ПРЕДЛАГАЕМ:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.
• Полностью официальную заработную плату.
• График работы:2/2 с8.40 до 20:00 в благоустроенном офисе.

Комфортные условия и корпоративную среду для роста:

-материальная помощь и поддержка от компании в случае непредвиденных ситуаций;

-дополнительные льготы на приобретение жилья в проектах Компании;

-корпоративные сообщества по интересам (спорт, корпоративная библиотека);

-дистанционное обучение, повышение квалификации, участие в профильных конференциях, прокачка знаний, умений и навыков;

-программа лояльности для сотрудников (скидки и бонусы от партнёров);

-программы признания и кадрового резерва;

-увлекательная и открытая корпоративная культура, интересные корпоративные мероприятия.

Присоединяйся к нам и стань частью команды, которая создает будущее!

При отклике на вакансию просим указать свои материальные ожидания!