Документовед (специалист/делопроизводитель/офис-менеджер)

Обязанности:

Документооборот и делопроизводство:

• Прием, первичная обработка, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции.
• Прием, проверка комплектности, первичная обработка и систематизация личных документов.
• Систематизация кадровых документов, поддержание порядка в архиве.
• Работа в системах электронного документооборота (1С, Битрикс24 и др.).
• Работа с таблицами в MS Excel.
• Разработка методологии делопроизводства: составление номенклатуры дел, инструкций и регламентов.
• Подготовка документов для рассмотрения руководством, своевременная передача исполнителям и контроль сроков исполнения.
• Регистрация внутренних приказов компании, своевременное ознакомление сотрудников с приказами под личную подпись.
• Взаимодействие с курьерскими службами и почтовыми отделениями, контроль доставки корреспонденции.

Жизнеобеспечение и администрирование офиса:

• Встреча гостей и партнеров компании.
• Ежедневный контроль порядка, чистоты и уюта в офисе, кухонной зоне (зоне приема пищи) и переговорных комнатах.
• Взаимодействие с клининговой службой: постановка задач, контроль качества и своевременности проведения уборок.
• Контроль технического состояния офиса: координация мелкого ремонта, взаимодействие с техническими специалистами.
• Мониторинг остатков и организация закупок товаров для жизнедеятельности офиса (чай, кофе, сахар, питьевая вода, бытовая химия и хозяйственные товары).
• Бюджетирование: контроль и планирование расходов на офисные нужды, сбор и своевременная отчетность по чекам.
• Организация и подготовка рабочего места для новых сотрудников (координация готовности техники, канцелярии, доступов).
• Участие в организации корпоративных событий и мероприятий: взаимодействие с кейтерингом, ведущими, артистами и техническим персоналом.

Требования:

• Знание основ архивного дела, правил регистрации и систематизации документов.
• Уверенный пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, Outlook).
• Грамотная устная и письменная речь, знание правил деловой переписки.
• Высокий уровень ответственности, аккуратность при работе с документами, доброжелательность и развитые организаторские навыки.

Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня работы.
• Комфортная работа в офисе, полностью оборудованное современное рабочее место.
• Стабильный график работы: 5/2 (8-часовой рабочий день с 8.00 до 17.00).