Помощник/ассистент руководителя

Южно-Сахалинск, улица Ленина, 321/1

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Административная поддержка руководителя
Организовывать приём посетителей, телефонные переговоры и видеоконференции.
Своевременно информировать руководителя о назначенных встречах, сроках исполнения поручений и текущих задачах.
Обеспечивать рабочее место руководителя всем необходимым (канцелярские принадлежности, материалы, техника).
Сопровождать руководителя в командировках и на объектах при необходимости.
Готовить материалы для совещаний, планёрок и оперативок под руководством генерального директора.
Бронировать билеты, гостиницы и транспорт для руководителя и иных сотрудников по поручению.
Организация мероприятий (согласовывать площадки, тайминг, программу и бюджет мероприятия с руководителем)
Документационное обеспечение
Принимать, регистрировать и распределять входящую корреспонденцию, передавать её руководителю и в подразделения.
Готовить проекты писем, приказов, распоряжений, протоколов и иных документов по поручению руководителя.
Обеспечивать рассылку, учёт и хранение исходящей корреспонденции.
Вести делопроизводство, формировать дела и архивы в соответствии с требованиями законодательства и внутренними регламентами.
Работа с отраслевой документацией (специфика монтажной компании)
Учитывать и хранить проектную, рабочую и исполнительную документацию по объектам.
Вести реестр договоров (подряда, субподряда, поставки, проектных работ), контролировать сроки действия и исполнения.
Готовить пакеты документов для участия в тендерах на проектирование и монтаж инженерных сетей.