Административный Ассистент

Административный ассистент офиса

Заработная плата: до 250 000 ₽ на руки

Место работы: Москва-Сити

Оформление по ТК РФ

• Ищем сильного административного ассистента в современный офис в Москва-Сити.
• Это роль для человека, который умеет самостоятельно организовывать ежедневную работу офиса, поддерживать высокий уровень сервиса и доводить поручения до конечного результата без постоянных напоминаний и контроля со стороны руководителя.

Обязанности:

• Обеспечение бесперебойной ежедневной работы офиса.
• Контроль порядка, оснащения офиса, наличия расходных материалов.
• Взаимодействие с клинингом, управляющей компанией, сервисными службами и другими подрядчиками.
• Организация устранения возникающих технических и хозяйственных вопросов.
• Подготовка переговорных комнат и офиса к встречам.
• Оформление пропусков, встреча и сопровождение гостей.
• Организация высокого уровня гостевого сервиса: чай, кофе, питание, подготовка пространства и оборудования к встречам.
• Работа с входящей корреспонденцией и документами.
• Организация подписания и доставки документов.
• Поддержание порядка в электронных папках и реестрах.
• Сбор договоров, счетов и закрывающих документов и передача ответственным сотрудникам.
• Организация офисных закупок: поиск и сравнение предложений, взаимодействие с поставщиками, контроль доставки, комплектности и качества.
• Организация курьеров, доставок, транспорта и текущих офисных мероприятий.
• Выполнение административных и организационных поручений руководителя.
• Фиксация задач, сроков и договорённостей, контроль их исполнения.
• Подготовка коротких отчётов, писем, справок и другой необходимой информации.
• Работа с Google Workspace, современными цифровыми инструментами и GPT.
• Соблюдение конфиденциальности и правил работы с внутренней информацией.

Наши ожидания:

• Опыт работы административным ассистентом, офис-менеджером, персональным ассистентом или в аналогичной роли.
• Высокий уровень организованности и самостоятельности.
• Умение одновременно вести несколько задач и правильно расставлять приоритеты.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Уверенная работа с документами, таблицами и расходами.
• Опыт взаимодействия с поставщиками, подрядчиками и гостями.
• Высокий уровень сервиса и внимательность к деталям.
• Инициативность и способность замечать, что необходимо сделать, ещё до возникновения проблемы.
• Спокойная реакция на изменения и умение быстро находить решения.
• Ответственность за конечный результат: важно не просто передать запрос или написать подрядчику, а проконтролировать выполнение задачи до её полного закрытия.
• Тактичность, доброжелательность и соблюдение конфиденциальности.

Условия:

• Заработная плата - до 250 000 ₽ на руки.
• Официальное оформление по ТК РФ.
• Работа в современном офисе в Москва-Сити.
• Прямое взаимодействие с административным руководителем.
• Стабильная долгосрочная позиция.
• Работа в профессиональной среде с высокими стандартами организации и сервиса.

Нам нужен человек, которому можно передать задачу и быть уверенным, что она будет выполнена в срок, а при возникновении сложности - руководитель заранее получит информацию и варианты решения.