Секретарь руководителя

Санкт-Петербург, Полюстровский проспект, 3

Метро: Выборгская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора Центра и его заместителей;
Оформляет и доводит до сведения работников приказы по основной деятельности Центра;
Осуществляет контроль за своевременным исполнением распоряжений, приказов и поручений директора по вопросам производственной деятельности Центра;
Обеспечивает своевременную обработку поступающей информации и отправляемой корреспонденции Центра;
Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением в Единой системе электронного документооборота (ЕСЭД);
Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы; либо подготовки ответов;
Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;
Ведет контрольно-регистрационный журнал;
Готовит документы и материалы, необходимые для работы директора;
Организует проведение телефонных переговоров директора и его заместителей, записывает в их отсутствие полученную информацию и доводит до их сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до их сведения информацию, полученную по каналам связи;
По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит проекты ответов авторам писем;
Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация); принимает участие в работе комиссий;
Готовит по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы;
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
Готовит документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на копировально-множительном аппарате;
Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;
Выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.