Офис-менеджер

ООО «ВМП-ИНЖИНИРИНГ» — это профессиональная сервисная компания, которая специализируется на выполнении полного спектра работ по антикоррозийной защите и огнезащите металлоконструкций зданий, восстановлению бетонных и железобетонных конструкций, сооружений и технологического оборудования предприятий различных отраслей промышленности, включая металлургическую, нефтехимическую и химическую, общестроительную, нефтегазовый комплекс, транспортное строительство, энергетику, гидротехническое строительство, судостроение и судоремонт, объекты железнодорожного транспорта. Кроме того, компания осуществляет лицензированные работы по повышению предела огнестойкости несущих конструкций зданий и сооружений объектов промышленного и гражданского строительства путем нанесения огнезащитных составов. Работы выполняем на всей территории Российской Федерации.

В связи с развитием и расширением компании мы ищем Офис-менеджера!

Обязанности:

• Работа с входящими документами

• Приём и первичная обработка корреспонденции (бумажной и электронной): проверка целостности упаковки, комплектности, наличия приложений.
• Регистрация входящих документов в описи с присвоением регистрационного номера, даты, краткой аннотации, указания отправителя.
• Распечатывание входящих электронных документов, организация хранения в электронном виде и на бумажном носителе
• Распределение документов по исполнителям согласно специфике деятельности и сфере контроля.

• Работа с исходящими и внутренними документами

• Проверка оформления исходящих писем и справок на соответствие стандартам: реквизиты, подписи, визы, приложения.
• Регистрация исходящей корреспонденции..
• Подготовка документов к отправке (формирование реестров отправки (СДЭК, Почта России), конвертование, маркировка, взаимодействие с курьерской службой или почтой). Учет и хранение реестров отправки.
• Ведение реестра почтовых отправлений с фиксацией номеров в описи еженедельно.
• Ведение внутреннего документооборота: регистрация приказов, распоряжений, их доведение, хранение и учет листов доведения.

• Систематизация, хранение и архив

• Формирование дел согласно утверждённой номенклатуре дел: группировка документов по срокам хранения и тематике, подшивка.
• Ведение текущего архива: обеспечение сохранности, быстрого поиска, ограничение доступа к конфиденциальным материалам.
• Подготовка дел к передаче в архив организации: составление описей, актов, оформление обложек, проверка полноты комплекта.
• Участие в экспертизе ценности документов, в том числе в комиссии по уничтожению документов с истёкшими сроками хранения (с оформлением актов).
• Организация быстрого поиска документов по реквизитам, содержанию, периодам, номерам.
• Выдача копий документов по запросам подразделений.

• Документационная поддержка деятельности офиса

• Сканирование, копирование, заверение копий, подготовка приложений к документам.
• Работа в системах электронного документооборота.
• Обеспечение соблюдения правил конфиденциальности и информационной безопасности при работе с документами.
• Выполнение отдельных поручений, связанных с документационным обеспечением (подготовка материалов к совещаниям, оформление командировочных и иных пакетов документов, организация печати широкоформатных документов и т. п.).

• Опыт работы в строительном направлении ОБЯЗАТЕЛЕН!;
• Опыт работы в кадровом делопроизводстве от 3-х лет, с численностью не менее 300 чел;
• Опыт ведения деловой переписки;
• Высшее гуманитарное образование;
• Активная жизненная позиция, готовность принимать нестандартные решения и брать ответственность.

Условия:

• Официальное трудоустройство с 1-го дня выхода на работу;
• «Белая», прозрачная заработная плата 2 раза в месяц;
• ДМС после испытательного срока.

Уважаемые соискатели! Мы рассматриваем кандидатов ТОЛЬКО с опытом в строительной сфере!