Личный ассистент семьи/управляющий(ая) домовладением

деревня Новодарьино, ДП Новодарьино РАН, 77

Показать контакты

Описание вакансии

Требования:
В семью требуется опытный, самостоятельный и системный личный ассистент с функциями координатора и управляющего домовладением. Мы ищем человека, который умеет выстраивать порядок в большом количестве текущих задач, эффективно взаимодействовать с персоналом и подрядчиками, контролировать бытовые и организационные процессы, бережно относиться ко времени семьи и строго соблюдать конфиденциальность . Это не только административная роль, а позиция доверенного координатора: важно уметь самостоятельно доводить поручения до результата, контролировать сроки, качество, расходы и коммуникации со всеми участниками процессов.
Основные задачи:
- Координация работы домашнего и обслуживающего персонала: няни, сиделки, повара, водителя, завхоза и других сотрудников.
- Организация, постановка задач и контроль исполнения поручений персоналом.
- Участие в подборе, адаптации и первичном обучении новых сотрудников.
- Организация и контроль закупок товаров, продуктов, бытовых принадлежностей и иных потребностей семьи.
- Заказ, проверка и организация доставки товаров, включая маркетплейсы и специализированных поставщиков.
- Поиск, подбор и координация подрядчиков: садовников, электриков, строителей, клининга, сервисных и иных служб.
- Сбор предложений, сравнение исполнителей, согласование стоимости, сроков и объёма работ.
- Контроль качества и своевременности выполнения работ подрядчиками.
- Выполнение личных поручений работодателя, включая разъезды по Москве и области на служебном либо личном автомобиле.
- Ведение календаря, планирование встреч, контроль задач и напоминаний руководителю.
- Организация деловых и личных поездок: билеты, гостиницы, трансферы, маршруты, визовая и сопутствующая поддержка при необходимости.
- Контроль платежей, счетов и регулярных расходов, в том числе связанных с зарубежными объектами.
- Ведение отчётности по расходам, подготовка сводной информации и подтверждающих документов.
- Ведение деловой переписки по поручению руководителя, в том числе на английском языке.
- Организация занятий, расписания и логистики детей: репетиторы, тренеры, кружки, секции, мероприятия.
- Организация семейных праздников, досуговых и иных мероприятий.
- Систематизация информации, ведение таблиц, списков задач, баз контактов и внутренней документации.
- Использование цифровых сервисов и ИИ-инструментов для ускорения рутинных задач, подготовки материалов и организации процессов.
Требования к кандидату:
- Высшее образование: экономическое, юридическое, финансовое, бухгалтерское, управленческое или смежное.
- Опыт работы личным ассистентом, семейным помощником, управляющим домовладением, офис-менеджером уровня executive assistant либо на аналогичной позиции — от 3 лет.
- Практический опыт одновременной координации персонала, подрядчиков, закупок, поездок и личных поручений.
- Свободное владение английским языком: устная и письменная коммуникация, деловая переписка.
- Уверенное владение ПК: Microsoft Office, Google Workspace, таблицы, календари, мессенджеры, сервисы бронирования и онлайн-платежей.
- Уверенное и осознанное использование ИИ-инструментов в работе.
- Наличие водительского удостоверения категории B.
- Наличие личного автомобиля и готовность использовать его для выполнения рабочих поручений — желательно.
- Готовность к мобильному формату работы, периодическим разъездам по Москве и Московской области.
- Навыки взаимодействия с детьми школьного возраста.
- Готовность предоставить рекомендации с предыдущих мест работы будет преимуществом.
Важные личные качества:
- Высокий уровень ответственности и самостоятельности.
- Системность, организованность и развитый тайм-менеджмент.
- Умение вести несколько задач параллельно без потери качества и сроков.
- Внимательность к деталям, аккуратность в документах, платежах и поручениях.
- Умение выстраивать корректную коммуникацию с людьми разного уровня и профессий.
- Дипломатичность, тактичность, доброжелательность и стрессоустойчивость.
- Умение договариваться, контролировать исполнение и конструктивно решать возникающие вопросы.
- Высокая степень конфиденциальности, деловая этика и уважение к личным границам семьи.
- Быстрая обучаемость и готовность предлагать практичные решения.
Условия работы:
- Работа в стабильной семье в долгосрочном формате.
- Широкий и разнообразный функционал с высокой степенью самостоятельности.
- Возможность выстроить и оптимизировать процессы управления домовладением и личной поддержки семьи.
- Оформление, график работы, уровень дохода и компенсация расходов обсуждаются индивидуально по итогам собеседования.
- Локация: Москва / Московская область.
- Предполагаются разъезды в рамках выполнения поручений.
Просим указать в отклике:
- Опыт работы на аналогичных позициях: личный ассистент, семейный помощник, управляющий домовладением, executive assistant.
- Какие задачи кандидат вел самостоятельно: персонал, подрядчики, бюджет, платежи, поездки, закупки, календарь, дети.
- Уровень английского языка и опыт деловой переписки.
- Наличие водительского удостоверения и личного автомобиля.
- Желаемый уровень дохода.
- Возможность предоставить рекомендации.
График работы:
- Полный день, 9 часов, при необходимости - ненормированный рабочий день (оплачивается).
Оплата:по договоренности, после беседы с кандидатом