Офис-менеджер / Администратор офиса

Томск, улица Елизаровых, 53/2

Описание вакансии

Компания АССА Лабораторные системы – крупнейший поставщик лабораторного и научного оборудования в университеты, НИИ, государственные и коммерческие учреждения по всей России.

Кого мы ищем: Мы ищем заботливого, организованного и проактивного Офис-менеджера, который станет «душой» нашего офиса. Вам предстоит не только поддерживать идеальный порядок и уют, но и помогать коллегам из разных отделов в их ежедневных задачах. Если вы любите, когда всё систематизировано, умеете многозадачности и получаете удовольствие от того, что вокруг вас всё работает как часы — вам к нам!

Чем предстоит заниматься:

Жизнеобеспечение и уют офиса:

Встреча и сопровождение гостей офиса.
Взаимодействие с обслуживающими здания и управляющими компаниями.

Заказ и учет канцелярии, хозяйственных и расходных материалов.
Контроль наличия и своевременный заказ чая, кофе, молока и питьевой воды.
Уход за офисными растениями (полив, пересадка, создание зеленого уюта).
Контроль работы клининговой службы (ежедневная проверка качества уборки).
Организация текущего косметического ремонта в случае необходимости, заказ и приемка мебели, компьютерного оборудования и гарнитуры.

Поддержка сотрудников и IT-процессов:

Организация рабочего места для новых сотрудников: подготовка стола, выдача канцелярии, настройка доступов к ПО и корпоративной почты.
Прием заявок от сотрудников по IT-вопросам, маршрутизация их системному администратору и контроль сроков выполнения.

Административная поддержка и отчетность:

Формирование ежедневного отчета по телефонной активности сотрудников.
Формирование ежемесячного отчета (выгрузка данных об опозданиях).
Ежедневная поддержка отдела продаж (около 2 часов в день): актуализация контактов и информации по клиентам в CRM-системе посредством звонков и переписки.

Travel-поддержка и мероприятия:

Организация командировок сотрудников: поиск и бронирование авиа/жд билетов, гостиниц, организация трансфера.
Участие в организации и подготовке к корпоративным мероприятиям.
Помощь отделу маркетинга в подборе и заказе корпоративных подарков для партнеров компании.

Наши требования:

Опыт работы в аналогичной должности (офис-менеджер, администратор офиса, помощник руководителя) от 1 года.
Уверенный пользователь ПК (MS Office, CRM-системы).
Базовое понимание работы компьютерной техники и IT-процессов (чтобы говорить с сисадмином на одном языке).
Высокий уровень самоорганизации, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности.
Грамотная устная и письменная речь, доброжелательность и тактичность.
Хозяйственность, внимание к деталям и искреннее желание создавать комфорт вокруг.

Что мы готовы предложить:

Выплату белой заработной платы 3 раза в месяц.
График работы 5/2, по производственному календарю (3 дня в неделю с 9.00-18.00, 2 дня в неделю с 10.00 до 19.00).
Официальное трудоустройство с первого дня.
Комфортное, оборудованное рабочее место в современном офисе (Кировский район) с собственной кухней и кофемашиной.
Корпоративная библиотека.
Корпоративный волейбол.
Корпоративный психолог.
Корпоративные мероприятия за счет компании.
Активный, дружелюбный и интересный коллектив