Офис-менеджер

Компания «Водолей» открывает новое подразделение и ищет офис‑менеджера!

Нам нужен ответственный сотрудник, который возьмёт на себя организацию жизнедеятельности офиса, координацию внутренних сервисов и взаимодействие с подрядчиками и поставщиками, чтобы команда могла сосредоточиться на достижении коммерческих целей.

Чем предстоит заниматься:

• Организовать административную поддержку офиса: принимать и распределять входящие звонки и корреспонденцию, вести журнал посетителей, координировать встречи и совещания, бронировать переговорные, помогать в организации внутренних мероприятий.
• Обеспечить хозяйственное сопровождение: контролировать наличие и своевременное пополнение канцелярских, хозяйственных и бытовых расходных материалов; взаимодействовать с поставщиками и подрядчиками по мелким хозяйственным услугам (уборка, мелкий ремонт, клининг, курьерские службы).
• Поддерживать порядок и безопасность в офисе: организовать систему хранения документов и материальных ценностей, контролировать соблюдение правил внутреннего распорядка и норм пожарной безопасности, вести учёт ключей и доступа в помещения.
• Координировать взаимодействие с внутренними подразделениями: оперативно передавать запросы между отделами, помогать в согласовании внутренних документов, фиксировать срочные поручения и контролировать их исполнение, поддерживать актуальность справочных данных (контакты, графики, регламенты).
• Вести документооборот и учёт: регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, формировать и хранить архивы, вести журналы учёта (командировки, пропуска, оборудование), готовить простые отчёты по административным расходам.
• Контролировать состояние офисного имущества и техники: вести учёт мебели, оргтехники и инвентаря, фиксировать неисправности, передавать заявки на ремонт и обслуживание, участвовать в приёмке новых поставок.
• Поддерживать IT‑инфраструктуру на базовом уровне: помогать сотрудникам с типовыми запросами (доступ к системам, печать, сканирование, копирование), регистрировать заявки в сервисную службу, контролировать сроки исполнения.
• Участвовать в адаптации новых сотрудников: подготовить рабочее место, выдать доступы и пропуска по регламенту, познакомить с внутренними сервисами и правилами, передать первичные инструкции и контакты ответственных лиц.

Что мы ожидаем:

• Опыт административной или офисной работы от 1 года (желательно в коммерческой компании).
• Понимание принципов организации офисного пространства и хозяйственного обеспечения, навыки работы с подрядчиками и поставщиками.
• Умение вести документооборот, увeверенное владение электронной почтой, системами постановки задач, офисными программами и оргтехникой (1С, Excel, CRM).
• Навыки планирования и приоритизации задач, внимательность к деталям и умение работать в режиме многозадачности.
• Грамотная устная и письменная речь, доброжелательность, клиентоориентированность.
• Готовность оперативно реагировать на срочные запросы и нештатные ситуации, соблюдать сроки и стандарты качества.

Условия:

• Работа в крупной, стабильной и развивающейся компании.
• Пятидневная рабочая неделя, часы работы: с 9:00 до 18:00 (формат работы - офис).
• Адрес: ул. Караульная, 37.
• Официальное трудоустройство.
• Корпоративная скидка на продукцию компании.
• Уровень вознаграждения обсуждается на финальном собеседовании.