Специалист административного аппарата

Санкт-Петербург, набережная реки Мойки

Метро: Адмиралтейская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Ведение делопроизводства:

приём, регистрация, учёт и распределение входящей корреспонденции;
оформление и отправка исходящей корреспонденции ;
формирование, систематизация и хранение документов в соответствии с номенклатурой дел;
контроль исполнения документов и поручений, ведение реестров и отчётности по документообороту;
работа в системах электронного документооборота (СЭД), внесение данных, отслеживание статусов.
Организация работы с посетителями, приём и распределение телефонных звонков:
встреча, регистрация и сопровождение посетителей, организация их приёма руководством;
приём и распределение входящих звонков, переключение на профильных сотрудников, фиксация обращений;
консультирование посетителей и звонящих по общим вопросам деятельности Общества в пределах своей компетенции.

Требования:

владеть методами оформления и обработки документов, опыт работы в системах электронного документооборота и с ИТ‑инструментами для работы с документами будет вашим преимуществом;
знать правила приёма посетителей и организации работы приёмной;
иметь навыки подготовки, организации и проведения совещаний;
уметь вести и оформлять протоколы и сопутствующие документы по итогам совещаний;
соблюдать правила защиты конфиденциальной служебной информации;
уверенное пользование ПК, оргтехникой и средствами связи;
владение нормами этики и делового общения.

Готовность и способность работать в условиях многозадачности:

- кандидат должен обладать высоким уровнем концентрации внимания и стрессоустойчивостью;

- высокая внимательность, самостоятельность и ответственность;

- хорошие коммуникативные навыки.

Опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД);

Владение английским языком:

- владение иностранным языком не является обязательным требованием, оно станет значительным плюсом для кандидата.

Наша компания открыта для талантливых новичков! Мы ценим желание учиться новому и активно осваивать профессию. Для тех, кто стремится реализовать себя и готов расти профессионально, мы предлагаем отличную стартовую позицию.

Условия:

Работа в центе города («Набережная реки Мойки, д. 75–79Б»):

- Удобный транспортный доступ, рядом расположены остановки общественного транспорта и станции метро;
- Близость исторических мест, музеев и парков делает рабочий день приятным даже вне офиса;
- Прекрасный вид из окон здания придает дополнительную эстетику рабочему процессу.

Режим работы:

- Пятидневная рабочая неделя (суббота и воскресенье традиционно являются выходными днями, что обеспечивает возможность проводить свободное время с семьей, заниматься хобби и восстановлением сил)

Оформление строго в рамках Трудового кодекса РФ

Материальное стимулирование:

- Ежемесячная премия после испытательного срока (3 месяца).

Социальные гарантии:

- Добровольное медицинское страхование (ДМС) - Программа добровольного медицинского страхования обеспечивает доступ к качественной медицинской помощи, покрывая расходы на лечение, консультации специалистов и диагностику заболеваний.

Дополнительные льготы (размер компенсации зависит от стажа):

- частичная компенсация занятий спортом и фитнесом помогает работникам заботиться о своём физическом состоянии, повышая работоспособность и снижая риск болезней;
- частичная компенсация отдыха и оздоровления позволяет семьям сотрудников путешествовать и восстанавливать силы;
- Материальная помощь в особых случаях жизни (например, рождение ребёнка, свадьба и т.д.) создаёт атмосферу заботы и поддержки в коллективе.