Бизнес ассистент

Мы в поисках бизнес ассистента для собственника компании, для нового проекта в сфере retail, fashion, который станет его правой рукой в ежедневном управлении бизнесом: будет держать под контролем календарь, задачи команды, ключевые показатели и договоренности, оперативно решать текущие вопросы и заранее видеть то, что требует внимания руководителя.

Это позиция для человека, который умеет работать в высоком темпе, самостоятельно расставлять приоритеты и доводить задачи до результата, а не просто передавать поручения.

Чем предстоит заниматься

1. Управление графиком собственника

• Планировать и актуализировать календарь руководителя.

• Подтверждать встречи с подрядчиками, производствами, руководителями подразделений и партнерами.

• Формировать ежедневный фокус собственника: ключевые задачи и приоритеты дня.

• Организовывать встречи, поездки, трансферы, бронирования и необходимые материалы.

2. Контроль бизнес-показателей

• Ежедневно собирать и структурировать показатели продаж по основным каналам: офлайн-розница, Kaspi/маркетплейсы, сайт.

• Отслеживать выполнение планов и выявлять отклонения.

• Обращать внимание на аномалии в продажах, остатках и заказах.

• Готовить краткие аналитические сводки для собственника.

3. Контроль исполнения задач

• Фиксировать поручения руководителя и контролировать их выполнение.

• Вести единый трекинг задач, ответственных и дедлайнов.

• Контролировать работу руководителей направлений: производство, дизайн, маркетинг, розница, HR и др.

• Своевременно выявлять просрочки и риски срыва.

• При возникновении проблемы не только информировать собственника, но и предлагать возможные варианты решения.

4. Сопровождение встреч

• Присутствовать на ключевых встречах и совещаниях.

• Вести протоколы встреч (MoM): решения, ответственные, сроки.

• После встреч контролировать выполнение договоренностей.

• Готовить презентации, справки, аналитические материалы и необходимые документы.

5. Коммуникация от имени собственника

• Первично обрабатывать входящие письма, сообщения и запросы.

• Фильтровать предложения от блогеров, инфлюенсеров, поставщиков, арендодателей и подрядчиков.

• Самостоятельно закрывать операционные вопросы, которые не требуют участия собственника.

• Координировать согласование образцов, сэмплов, коммерческих предложений и документов перед подписанием.

6. Операционный контроль

• Контролировать готовность команды к съемкам, запуску проектов и другим важным мероприятиям.

• Отслеживать статус ключевых проектов: разработка коллекций, открытие новых точек, съемки, маркетинговые активности и т.д.

• В конце рабочего дня формировать краткий статус по основным задачам и проблемным зонам.

• Готовить календарь и необходимые материалы на следующий день.

Что важно в этой роли

Нам нужен человек, который:

• самостоятельный — умеет принимать решения в рамках своей зоны ответственности без постоянного контроля;

• проактивный — умеет предугадывать потребности руководителя и готовить решения заранее;

• системный — держит одновременно большое количество задач, людей и дедлайнов;

• аналитичный — умеет не просто собрать цифры, а увидеть отклонения и обратить на них внимание;

• оперативный — быстро реагирует на изменения и форс-мажоры;

• дисциплинированный — если задача принята, она должна быть доведена до результата;

• конфиденциальный — понимает уровень доступа к информации собственника и бизнеса;

• грамотный в коммуникации — умеет корректно общаться с руководителями, сотрудниками, подрядчиками и партнерами.

Профессиональные требования

• Опыт работы от 2 лет на позиции бизнес-ассистента, ассистента CEO/собственника или в аналогичной роли.

• Будет преимуществом опыт в Fashion, Retail, Beauty или HoReCa.

• Понимание специфики fashion-бизнеса: коллекции, производство, съемки, сезонность, поставщики и подрядчики.

• Уверенное владение Excel / Google Таблицами: формулы, сводные таблицы, работа с массивами данных.

• Навыки подготовки презентаций и визуализации информации в PowerPoint / Canva.

• Опыт работы с таск-трекерами: Asana, Trello, Notion, Битрикс24 или аналогами.

• Безупречная грамотность и деловая переписка на русском языке.

• Казахский и/или английский язык — преимущество.

• Высшее образование — экономика, менеджмент, маркетинг, филология или смежные направления.

Важный формат взаимодействия

В работе с собственником важны высокая скорость, дисциплина и готовность работать в соответствии с поставленными приоритетами.

Задачи могут меняться в течение дня, поэтому важно спокойно воспринимать изменения приоритетов, быстро включаться в новые вопросы и доводить принятые задачи до результата.

При этом ассистент должен уметь отличать ситуацию, которую можно решить самостоятельно, от вопроса, который действительно требует участия собственника.

Конфиденциальность и соблюдение NDA обязательны.

График и условия

• Формат: гибридный — офис, съемки, встречи + удаленный контроль.

• Высокая доступность в рабочее время.

• Готовность оперативно подключаться к форс-мажорным ситуациям.

• Испытательный срок: 2–3 месяца с понятными критериями успешного прохождения.

Кому подойдет эта позиция

Если вам нравится быть человеком, который держит в руках всю картину происходящего, умеет организовать собственника, команду и процессы вокруг результата, не боится большого количества задач и динамичной среды — будем рады познакомиться.