Помощник руководителя с функциями офис-менеджера

Компания ITON group – более 30 лет разрабатывает и производит торговое, рекламное и холодильное оборудования для крупнейших мировых брендов и розничных сетей.

Мы оказываем полный спектр услуг в области разработки и производства рекламного оборудования: рекламных дисплеев, POSM материалов и прикассового оборудования.

В команду требуется личный ассистент руководителя с функциями офис-менеджера.

Обязанности:

• Выполнение личных поручений генерального директора;
• Ведение календаря генерального директора;
• Составление писем, ведение деловой переписки с контрагентами;
• Отправка (ведение реестра) документов (договоры, закрывающие бухгалтерские документы и другие документы) контрагентам и заказчикам компании;
• Travel поддержка руководителя компании (авиабилеты, трансферы, отели, загранпаспорта);
• Координация кросс-функциональной работы: контроль исполнения задач отделами;
• Поддержка жизнедеятельности офиса;
• Организация встреч и административных процессов, корпоративных мероприятий;
• Прием и отправка электронных писем и документов контрагентов компании;
• Контроль работы подрядчиков (клининг, вывоз мусора и т.д.);
• Ведение отчетности по представительским расходам и взаимодействие с бухгалтерией;
• Организация рабочих мест для новых сотрудников;
• Доверенности на получение и отправку грузов, образцов;
• Подготовка документов на подпись Генеральному директору;

Требования:

• высшее образование;
• опыт работы не менее 1-3-х лет;
• грамотная устная и письменная речь;
• Уверенный пользователь ПК (MS Office), умение пользоваться офисной техникой;
• Опыт ведения делопроизводства;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Ответственность, внимательность, опрятный внешний вид;
• Знание основ делового этикета и тонкостей офисного гостеприимства (приветствие, умение создать комфортные условия для гостей).

Условия:

• Трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
• График работы 5/2 с 9.00 до 18.00;
• Стабильная выплата заработной платы 2 раза в месяц;
• Дружный коллектив и возможность карьерного роста.