Специалист по контролю документации (Document Controller)

Ташкент, Мирабадский район

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Управление всей проектной перепиской (входящие/исходящие письма): прием, регистрация, нумерация, распределение ответственным лицам, а также отслеживание ответов и сроков исполнения, с особым вниманием к уведомлениям, имеющим строгие договорные сроки (во избежание утраты прав по контракту).
Ведение реестра проектной документации / системы электронного документооборота (EDMS) с применением утвержденной системы нумерации, кодирования и контроля версий для всех документов.
Классификация, систематизация и архивирование документов (как на бумажных, так и на электронных носителях) для обеспечения быстрого и полного доступа к любой информации; поддержание актуальной структуры хранения файлов.

Требования:

Подготовка и выпуск сопроводительных писем (трансмитталов), реестров документации и отчетов о статусе переписки; мониторинг нерешенных вопросов и информирование руководства о просроченных задачах.
Обеспечение перевода и сверки переписки и документации (языковые пары: китайский, английский, русский, узбекский) по мере необходимости. Обеспечивать конфиденциальность, целостность и прослеживаемость всех контролируемых документов; осуществлять контроль версий и предотвращать использование устаревших документов.
Оказывать содействие в подготовке документации для аудитов, претензий, изменений проекта и официальных договорных уведомлений; обеспечивать формирование полного и упорядоченного архива проектной документации для последующей передачи.
Координировать вопросы, связанные с документацией, с Заказчиком, Инженером, субподрядчиками и внутренними подразделениями.
Выполнять иные обязанности по контролю документации и административные задачи, порученные непосредственным руководителем.

Условия:

Свободное владение английским, русским и узбекским языками (умение читать, регистрировать, составлять и направлять корреспонденцию на всех трех языках). Знание китайского языка будет преимуществом для координации с командой головного офиса.
Навыки работы с ПО: Уверенное владение пакетом Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint); навыки работы с PDF-инструментами и сканированием; знание систем электронного документооборота (СЭД) и принципов организации файловых архивов на общих сетевых дисках.
Образование: Диплом или степень бакалавра (предпочтительно в сферах: административное управление, делопроизводство/управление информацией, лингвистика/перевод, инженерное обеспечение или смежные области).
Опыт работы: [1–3+] года в сфере контроля документации, администрирования, секретарской работы или делопроизводства; желательно наличие опыта работы на проектах в сфере строительства, инфраструктуры или EPC-проектах.
Личные качества: Высокие организаторские способности и внимательность к деталям; дисциплинированность в соблюдении сроков и требований конфиденциальности; надежность, системный подход к работе, умение справляться с большими объемами документации в условиях высокой рабочей нагрузки.
Право на работу: Наличие законного права на работу в Узбекистане либо готовность/возможность оформить необходимые разрешения и регистрацию при поддержке работодателя.
Желательные навыки / Преимущества
Опыт работы на проектах, реализуемых по стандартам FIDIC или финансируемых международными организациями; знание специфики договорной переписки, уведомлений и документации по претензиям.