Офис- менеджер / делопроизводитель

Чем предстоит заниматься:

Жизнеобеспечение офиса (хозяйственная часть):

• Организовывать и контролировать закупки: канцтовары, хозтовары, вода, расходные материалы; вести учёт остатков, планировать закупки и согласовывать бюджет.
• Взаимодействовать с подрядчиками: клининг, вывоз мусора, обслуживание техники, мелкий ремонт, курьерские службы; фиксировать заявки, контролировать сроки и качество работ.

Делопроизводство (в условиях нескольких направлений деятельности):

• Принимать, регистрировать, распределять входящую корреспонденцию (почта, курьер, электронная почта), контролировать сроки исполнения поручений.
• Вести учёт и хранение исходящих документов, контролировать отправку и получение подтверждений.
• Формировать и вести номенклатуру дел, обеспечивать хранение и архивацию документов по установленным срокам, готовить документы к передаче в архив.
• Обеспечивать электронный и бумажный документооборот между отделами, контролировать версии документов и актуальность согласований.
• Готовить пакеты документов для внешних контрагентов и контролирующих органов (копии, выписки, заверения).
• Поддерживать справочную информацию по документам и процедурам для сотрудников, консультировать по вопросам оформления и хранения документов.
• Подготавливать ответы на письма.

Наши ожидания:

• Опыт работы офис‑менеджером или делопроизводителем от 1 года.
• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Понимание основ делопроизводства: регистрация документов, номенклатура дел, сроки хранения, архивирование.
• Навыки организации закупок и работы с подрядчиками, умение вести переговоры и контролировать исполнение обязательств.
• Высокая организованность, внимание к деталям, умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты.
• Грамотная устная и письменная речь, клиентоориентированность (внутренние клиенты — сотрудники компании).
• Готовность к оперативному решению нештатных ситуаций (от перегоревшей лампочки до срочной доставки документов).

Будет плюсом:

• Знание 1С (закупки, склад, услуги) или аналогичных учётных систем.
• Опыт взаимодействия с внешними подрядчиками.
• Базовые знания трудового и гражданского законодательства в части документооборота.
• Английский язык на уровне чтения деловой переписки (B1 и выше).

Мы предлагаем:

• Оформление согласно ТК РФ.
• Социальный пакет (оплачиваемые отпуска и больничные).
• График работы: пн-пт, с 09:00 до 18:00.
• Офис по адресу: г. Химки, Ленинградская улица, 1.
• Возможности дальнейшего карьерного и профессионального роста.
• Работа в активно развивающейся компании.