Специалист по документообороту и учёту данных (личный ассистент владельца по документам и данным)

Иркутск, Дальневосточная улица, 156

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Документационная и информационная поддержка логиста: оформление документов и внесение данных по его заказам и рейсам в ТрансТрейд — Ведение документооборота: приём, регистрация и архивирование входящей/исходящей документации, договоров, шаблонов компании — Работа с ЭДО: оформление и контроль ЭТрН, ведение реестров, сопровождение электронного документооборота с перевозчиками и контрагентами — Взаимодействие с лабораторией: заказ, получение и контроль СБКТС (свидетельств о безопасности конструкции ТС) на перевозимые автомобили, контроль сроков готовности документов — Отправка рассылок и уведомлений клиентам, водителям и перевозчикам по утверждённым шаблонам — Учёт: ведение реестров, сверка данных, контроль корректности и своевременности внесения статусов заказов — Контроль качества по данным: сверка сроков выполнения задач и статусов с фактическими данными систем — Систематизация и хранение всех рабочих данных и документов компании — Подготовка регулярных отчётов руководителю — Функции секретаря-ассистента руководителя: приём и обработка входящей корреспонденции и звонков, подготовка писем, справок и документов по поручению владельца, организационные вопросы (запись на встречи, бронирования и т.п.), в том числе с использованием инструментов ИИ — Участие в настройке и автоматизации процессов: CRM, шаблоны, интеграции — совместно с владельцем

Требования:

— Опыт работы с документооборотом — ключевое требование: приём, регистрация, архивирование документов, работа с договорами и первичной документацией — Уверенный пользователь ПК, быстрое освоение новых программ (работаем в ТрансТрейд — обучим на месте) — Опыт работы с электронным документооборотом (ЭДО), электронными реестрами — Готовность пробовать и использовать инструменты ИИ в повседневных задачах — важнее интерес и желание внедрять их в работу, чем готовая экспертиза — Грамотная письменная речь — переписка, рассылки, документы без ошибок — Ответственность, внимательность к деталям, дисциплина по срокам — Готовность выполнять поручения руководителя точно и в срок, без самовольных решений по важным вопросам

Условия:

График: 5-дневная рабочая неделя (Пн–Пт), 9:00–18:00, обед 13:00–14:00 — Место работы: офис в Иркутске, на берегу Ангары, в отеле «Северное море» — Формат: полный рабочий день в офисе — Оплата: оклад от 60 000 руб. (по опыту — до 90 000 руб.) + премия по KPI — Подчинение: напрямую владельцу бизнеса
Будет плюсом: — Опыт работы в 1С (в любой конфигурации) — Опыт работы в транспортно-логистической компании или с автомобильной тематикой (перевозка, ввоз, продажа автомобилей) — Знакомство с процессом оформления СБКТС и постановки автомобилей на учёт — Опыт секретарской работы или работы ассистентом руководителя — Склонность и интерес к автоматизации процессов, работе с CRM-системами