Делопроизводитель

Обязанности:

- Подготовка и отправка документов Почтой РФ и курьерской службой (ведение журнала почтовых отправлений, закупка почтовых марок и отчетность по ней);

- Подготовка и отправка документов по электронной почте, контроль и регистрация поступающих документов, формирование задач сотрудникам на основании поступивших документов;

- Обработка входящей корреспонденции, поступившей по Почте РФ, от курьерских служб;

- Ведение электронного документооборота;

- Работа в программе Битрикс24: (добавление/ удаление сотрудников, сверка согласованных проектов документов с документами, добавление комментариев по выполнению задач).

- Работа в программе СБИС (добавление/ удаление сотрудников, направление приглашений контрагентам для работы в СБИС, отправка исходящей корреспонденции, отслеживание документов, поступающих от контрагентов и перенаправление задач сотрудникам с комментариями);

- Сканирование документов, подбор документов, выполнение иных поручений руководства;

- Взаимодействие с контрагентами, менеджерами по продажам, бухгалтерией, юридическим отделом;

- Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярских товаров, воды, чая, кофе и прочих нужд для офиса)

- ведение протоколов собраний, контролировать сроки исполнения документов и поручений. Отслеживать, когда должны быть даны ответы, согласованы сметы, предоставлены акты; напоминать исполнителям и докладывать руководству.

- проверять оформление документов на соответствие стандартам. Возвращать на доработку, если не хватает подписей, дат, реквизитов, виз согласующих лиц; следить за комплектностью приложений.
- подготавливать документы к внешним проверкам и запросам. Собирать комплекты по объектам, делать описи, копировать, заверять копии в установленном порядке.

Требования:

- Опыт работы в аналогичной должности;

- Навыки работы с MS Office, ЭДО;

- Высокая скорость выполнения задач, ответственный подход к обязанностям, внимательность, готовность к интенсивной работе;

- Ведение электронного документооборота в СБИС будет преимуществом.

Условия:

​​​​- Трудоустройство в соответствии с ТК РФ;

- График работы: 5/2. Возможен с 09:00 или с 10:00 по договоренности с руководством.

- 1 раз в неделю возможна дистанционная работа;

- Комфортный офис (чай, кофе), столовая;

- Офис расположен в пешеходной доступности от ст. м. «Петроградская», ст. м. «Выборгская»;

- Заработная плата 2 раза в месяц.