Делопроизводитель

ООО «Петроцем» приглашает в команду внимательного и самостоятельного специалиста по документообороту, который поможет поддерживать порядок в документах, рабочих процессах и ежедневной жизни офиса.

«Петроцем» развивает два известных отраслевых проекта:

• журнал «Цемент и его применение» — профессиональное издание цементной отрасли с историей более 125 лет;

• международную конференцию «Петроцем» — важную площадку для производителей цемента, поставщиков оборудования, материалов и технологий.

Мы работаем с российскими и зарубежными партнерами, авторами, участниками конференции и представителями промышленных компаний. Поэтому для нас важен человек, который любит порядок, уверенно общается, внимательно работает с деталями и не теряется, когда задач много.

Чем вы будете заниматься

• Обеспечивать полный документооборот с контрагентами: подготовку, согласование, отправку и получение подписанных договоров, актов и иных закрывающих документов; контролировать сроки возврата и полноту комплекта документов.

• Отправлять и получать входящую и исходящую корреспонденцию: электронные и бумажные письма, курьерские отправления, почта.

• Выставлять счета, направлять их контрагентам, контролировать поступление оплат и своевременно передавать информацию ответственным сотрудникам.

• Организовывать отправку документов и журналов через Почту России и курьерские службы.

• Вести архив договоров, счетов, закрывающих документов, деловой переписки и других материалов компании.

• Принимать и распределять входящие звонки, консультировать звонящих по общим рабочим вопросам и направлять их к ответственным сотрудникам.

• Готовить письма, запросы, справки, таблицы, отчеты и презентационные материалы.

• Подготавливать официальные письма и обращения в государственные учреждения.

• Поддерживать отделы компании в ежедневной работе: помогать с документами, организационными вопросами и внутренними запросами.

• Контролировать исправность офисной техники и своевременное наличие расходных материалов.

• Обеспечивать жизнедеятельность офиса: заказывать и обеспечивать получение воды, чай, кофе, канцелярии, хозяйственных товаров, при необходимости участвовать в закупке мебели и оборудования.

• Встречать гостей, организовывать чай/кофе для руководства, партнеров и посетителей.

Что мы предлагаем

• Стабильную работу в компании, которая развивает профессиональные отраслевые проекты.

• Понятный функционал, поддержку команды и возможность быстро стать важной частью ежедневных процессов компании.

• Опытного наставника на период адаптации и испытательного срока.

• Испытательный срок — 3 месяца.

• Нормированный график: понедельник–пятница, 09:30–18:30.

• Офис в Санкт-Петербурге в шаговой доступности от станции метро «Звенигородская».

• Дружную команду, быстрое согласование рабочих вопросов и уважительное взаимодействие.

• Возможность работать с российскими и международными партнерами, участвовать в подготовке деловых мероприятий и расширять административные и организационные компетенции.

Кого мы ищем

Нам подойдет кандидат, который:

• имеет высшее образование;

• обладает грамотной устной и письменной речью;

• уверенно работает с деловой документацией, таблицами, файлами и электронной почтой;

• является уверенным пользователем MS Office: Word, Excel, Outlook, PowerPoint;

• владеет английским языком на уровне Upper-Intermediate и выше для ведения деловой переписки, чтения документов и коммуникации с зарубежными партнерами;

• внимателен к деталям, соблюдает сроки и умеет поддерживать порядок в задачах и документах;

• умеет корректно общаться с руководителями, коллегами, контрагентами и государственными учреждениями;

• готов быстро переключаться между задачами и самостоятельно доводить их до результата;

• доброжелателен, аккуратен, исполнителен и умеет работать в команде.

Будет преимуществом

• Опыт работы офис-менеджером, делопроизводителем, административным ассистентом или координатором проектов.

• Опыт работы с договорами, счетами, ЭДО, CRM, 1С или аналогичными системами.

• Опыт работы с международной перепиской, иностранными партнерами или участниками деловых мероприятий.

• Навыки подготовки отчетов, презентаций и официальных писем.